اہم ای میل اپنے ای میل کے آداب کو کامل بنانے کے لئے 25 نکات

اپنے ای میل کے آداب کو کامل بنانے کے لئے 25 نکات

انٹرنیٹ کے دور میں ، آپ خود کو 'جواب' پر کلک کرتے ہوئے ، فوری ردعمل ٹائپ کرتے ہوئے اور 'بھیجیں' کو مارتے ہوئے خود کچھ لکھا ہے کہ آپ نے ابھی لکھا ہے۔ لیکن ماہرین متفق ہیں کہ آپ کے ای میل طرز عمل سے آپ کی ساکھ کو ذاتی اور پیشہ ورانہ طور پر سبوتاژ کرنے کی صلاحیت ہے۔ Inc.com نے صنعت کے سب سے تجربہ کار ای-میل ماہرین سے رابطہ کیا اور آپ کو ای میل کے آداب کو کامل بنانے کے ل weigh اس میں وزن ڈالنے پر مجبور کیا۔

1. صرف عوامی امور پر تبادلہ خیال کریں۔ ہم سب نے ایک 'نجی' ای میل کے بارے میں کہانیاں سنی ہیں جو پوری کمپنی کو پہنچ گئیں ، اور کچھ معاملات میں ، پورے انٹرنیٹ پر۔ ای میل کے آداب کی بات کرنے پر سب سے اہم باتوں میں سے ایک یہ ہے کہ آیا آپ جو معاملہ زیر بحث لے رہے ہیں وہ عوامی ہے ، یا ایسی کوئی چیز جس کے بارے میں بند دروازوں کے پیچھے بات کی جانی چاہئے۔ اپنے آپ سے پوچھیں کہ کیا موضوع زیر بحث ہے وہ کچھ ہے جو آپ کمپنی لیٹر ہیڈ پر لکھتے ہیں یا 'بھیج' پر کلک کرنے سے پہلے دیکھنے کے لئے کسی بلیٹن بورڈ پر پوسٹ کرتے ہیں۔ - جوڈتھ کلوس ،
کے مصنف ای میل کے آداب مجید کو آسان بنایا گیا ، ای میل: دستی ، اور ای میل: لکھیں یہ اچھی طرح سے ہدایت نامہ

2. مختصر طور پر اپنا تعارف کروائیں۔ یہ نہ سمجھو کہ آپ کا ای میل وصول کرنے والے کو معلوم ہے کہ آپ کون ہیں ، یا آپ سے ملنا یاد ہے۔ اگر آپ کو یقین نہیں ہے کہ آیا وصول کنندہ آپ کے ای-میل پتے یا نام کو پہچانتا ہے تو ، اس شخص کی ایک آسان یاد دہانی شامل کریں جس کے ساتھ آپ رابطہ کر رہے ہیں اس شخص کے ساتھ آپ کون ہیں۔ خود کی باضابطہ اور وسیع سوانح ضروری نہیں ہے۔ - پیگی ڈنکن ، ذاتی پیداوری کے ماہر اور مصنف بہتر عادات ، آداب اور آؤٹ لک 2007 کے ساتھ ای میل اوورلوڈ کو فتح کریں

ایڈیٹر کا نوٹ: اپنی کمپنی کے لئے ای میل مارکیٹنگ کی خدمات تلاش کر رہے ہیں؟ اگر آپ ان معلومات کے خواہاں ہیں جو آپ کے لئے صحیح ہیں تو آپ ان کے انتخاب میں مدد کریں تو ، ہمارے پارٹنر ، بائر زون کو ، آپ کو مفت معلومات فراہم کرنے کے لئے ذیل میں سوالیہ نشان کا استعمال کریں:



'. 'ای میل کو ناراض نہ کریں'۔ بری خبر کے ساتھ ای میل کرنا ، کسی مؤکل یا فروش کو برطرف کرنا ، غصے کا اظہار کرنا ، کسی کو ڈانٹنا ، ای میلوں میں دوسرے لوگوں کو بے عزت کرنا (خاص طور پر اگر آپ اپنے مالک کے بارے میں کچھ کم ہی کہہ رہے ہو) سب اہم ہیں۔ چونکہ ای میل اتنا غیر رسمی معلوم ہوسکتا ہے ، بہت سے لوگ اس جال میں پھنس جاتے ہیں۔ ہمیشہ یاد رکھیں کہ ای میل خط و کتابت ہمیشہ کے لئے جاری رہتی ہے۔ - لنڈسی پولک ، کیریئر اور کام کی جگہ کے ماہر ، ای میل آداب مشیر ، اور مصنف کالج سے کیریئر حاصل کرنا

exc. فرحت بخش نکات کم استعمال کریں۔ بزنس ای میل میں زیادہ سے زیادہ تعداد میں حیران کن پوائنٹس؟ ایک بصورت دیگر ، آپ کو بچگانہ اور غیر پیشہ ورانہ لگنے کا خطرہ ہے۔ - پولک

5. خفیہ معلومات سے محتاط رہیں۔ کسی کے ٹیکس کی معلومات یا انتہائی حساس کاروباری معاہدے کی تفصیلات جیسے ای میلوں میں خفیہ معلومات پر گفتگو کرنے سے گریز کریں۔ اگر ای میل غلط شخص کے ہاتھ میں آجائے تو ، آپ کو سنگین - حتی کہ قانونی - بھی نقصانات کا سامنا کرنا پڑ سکتا ہے۔ - پیٹر پوسٹ ، ورلنٹ میں واقع ایملی پوسٹ انسٹی ٹیوٹ ، جو برلنٹن کے ڈائریکٹر ہیں ، جو شادی کے آداب ، والدین کے امور اور دسترخوان جیسے آداب کے سوالات کے آداب مشورے اور جوابات پیش کرتے ہیں۔

6. بروقت انداز میں جواب دیں۔ جب تک آپ کسی قسم کی ہنگامی صلاحیت میں کام نہیں کرتے ، یہ ضروری نہیں ہے کہ فوری طور پر ای میل موصول ہوجائے۔ ای میل اور بھیجنے والے کی نوعیت پر منحصر ہے ، 24 سے 48 گھنٹوں کے اندر اندر جواب دینا قابل قبول ہے۔ - ڈنکن

7. ون لائنر بھیجنے سے گریز کریں۔ 'شکریہ ،' اور 'اوہ ، اوکے' گفتگو کو کسی بھی طرح آگے نہیں بڑھاتے ہیں۔ جب آپ کو جواب کی امید نہیں ہے تو ای میل کے اوپری حصے میں 'نو جواب دینا ضروری نہیں' لگے۔ - ڈنکن

real. اصلی الفاظ ، جذباتی نشانات ، جرگان یا سلیگ کو شارٹ کٹ استعمال کرنے سے گریز کریں۔ کاروبار سے متعلق ای میل میں شارٹ کٹ استعمال کرنے والے '4 u' (بجائے 'آپ کے لئے')، 'GR8' (عظیم کے لئے) جیسے الفاظ بڑھے ہوئے ، کاروباری افراد کے الفاظ قابل قبول نہیں ہیں۔ اگر آپ اپنے کاروباری خط و کتابت پر مسکراہٹ والا چہرہ یا جذباتی نشان نہیں ڈالتے ہیں تو ، آپ کو اسے ای میل پیغام میں نہیں ڈالنا چاہئے۔ مندرجہ بالا میں سے کوئی بھی آپ کو پیشہ ور سے کم نظر آنے کی صلاحیت فراہم کرتا ہے۔ - ڈنکن

9. اسے صاف رکھیں۔ وصول کنندگان کو اس سے زیادہ کوئی بھی چیز ناراض نہیں کرتی جب لوگ جوابات دیتے اور پیغامات کو گندا کرتے رہتے ہیں ، مثال کے طور پر ، ایک ای میل چینج جس میں ضرورت سے زیادہ کیریٹ (>>>) شامل ہے ، یا ای میل پتوں کے صفحات اور صفحات جو Bcc کا استعمال کرتے ہوئے محفوظ نہیں تھے۔ آپ متن منتخب کرکے Ctrl + F کو ڈھونڈ سکتے ہیں اور کیریٹ تلاش کرنے کے ل Find فائنڈ اینڈ ریپلیس کمانڈ استعمال کریں اور ان سب کو کچھ بھی نہیں دیں۔ آپ صرف حذف کرکے ہی تمام ای میل پتوں سے نجات حاصل کرسکتے ہیں۔ اسے صاف کریں ، پھر بھیجیں۔ - ڈنکن

10. اپنے موضوع کی لائن میں واضح رہیں۔ ایک دن میں سیکڑوں ای میلز کے ذریعہ ان باکسز بھری ہوئی ہیں ، یہ آپ کے سبجیکٹ لائن کی حد تک پہنچنے کے لئے ضروری ہے۔ آپ کے بارے میں جو کچھ لکھا ہے اس میں یہ معقول حد تک آسان اور وضاحتی ہونی چاہئے۔ توقع کریں کہ خوبصورت ، مبہم یا غیر واضح موضوع کے ساتھ کوئی بھی ای میل خراب ہو جائے گا۔ نیز ، اپنی مضمون کی لائن کو اتنی ہی احتیاط سے ثبوت دیں جتنا آپ باقی ای میل کا ثبوت دیں گے۔ - پوسٹ



11. سپیم کے لئے غلطی نہ کریں۔ ایسے مضامین کی لائنوں سے پرہیز کریں جو ساری ٹوپیاں ، تمام نچلے حص inوں میں ہیں ، اور وہ جن میں یو آر ایل اور تعی .بی نکات شامل ہیں - جو وصول کنندہ کو اسپام جیسا نظر آتے ہیں۔ - جوڈتھ کلوس ،
کے مصنف ای میل کے آداب مجید کو آسان بنایا گیا ، ای میل: دستی ، اور ای میل: لکھیں یہ اچھی طرح سے ہدایت نامہ

12. آپ کے مضمون کی لائن لازمی طور پر پیغام سے میل کھائے۔ کبھی بھی پرانا ای میل نہ کھولیں ، جواب دیں اور ایک پیغام بھیجیں جس کا پچھلے ای میل سے کوئی لینا دینا نہیں ہے۔ جیسے ہی ای میل چینل کا تھریڈ یا مواد بدل جاتا ہے اس مضمون کو تبدیل کرنے میں ہچکچاتے نہیں۔ - پیگی ڈنکن ، ذاتی پیداوری کے ماہر اور مصنف بہتر عادات ، آداب اور آؤٹ لک 2007 کے ساتھ ای میل اوورلوڈ کو فتح کریں

13. بڑے اٹیچمنٹ بھیجتے وقت انتباہ فراہم کریں۔ غیر اعلانیہ بڑے منسلکات بھیجنا وصول کنندہ کے ان باکس کو روک سکتا ہے اور دیگر اہم ای میلز کو اچھال سکتا ہے۔ اگر آپ کوئی ایسی چیز بھیج رہے ہیں جو 500KB سے زیادہ ہے تو ، بھیجنے والوں کو پوچھنا چاہئے ، 'اگر میں نے آپ کو کوئی منسلک بھیجا تو کیا آپ کو اعتراض ہوگا؟ آپ کے لئے بہترین وقت کب ہوگا؟ ' - کلوس

14. دو سے زیادہ منسلکات نہ ہوں ، اور کوئی منطقی نام فراہم کریں۔ جب تک کہ اس سے خصوصی طور پر درخواست نہ کی جائے ، دو سے زیادہ منسلکات کے ساتھ پیغام بھیجنے سے گریز کریں۔ نیز ، منسلک فائل (زبانیں) کو ایک منطقی نام دیں تاکہ وصول کنندہ کو ایک نظر میں مضمون اور بھیجنے والے کا پتہ چل جائے۔ - ڈنکن

15. صرف دوسروں کو بھیجنے یا اس کی کاپی کرنے کی ضرورت پر۔ اس سے پہلے کہ آپ سب کو جواب دیں پر کلک کریں یا سی سی یا بی سی سی لائنوں پر نام رکھیں ، اپنے آپ سے پوچھیں کہ کیا تمام وصول کنندگان کو آپ کے پیغام میں معلومات کی ضرورت ہے۔ اگر وہ نہیں کرتے تو کیوں بھیجیں؟ صحیح وقت تک اپنے پیغامات بھیجنے میں وقت لگائیں۔ - ڈنکن

16. 'سب کو جواب دیں' سے بچو۔ جب تک ای میل چینل پر ہر ممبر کو جاننے کی ضرورت نہ ہو تب تک 'سب کو جواب دیں' کو مت مارو۔ آپ یہ یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ ہر ایک کو فہرست میں ہر ایک کو اپنا جواب- نہیں بھیج رہے ہیں. چاہے انہیں جاننے کی ضرورت ہو یا نہیں۔ - ڈنکن

17. فون اٹھاو۔ جب کسی عنوان میں بہت سارے پیرامیٹر ہوتے ہیں جن کی وضاحت یا بات چیت کرنے کی ضرورت ہوتی ہے اور بہت سارے سوالات اور الجھن پیدا ہوجاتی ہیں تو ، اسے ای میل کے ذریعے سنبھال نہ کریں۔ نیز ، ای میل کا استعمال آخری لمحات جلسوں ، لنچوں ، انٹرویوز کی منسوخی اور تباہ کن خبروں کے ل for نہیں ہونا چاہئے۔ اگر آپ کا ملازم یا دوست ہے تو آپ کو بری خبر پہنچانے کی ضرورت ہے ، فون کال افضل ہے۔ اگر یہ خبر ہے کہ آپ کو کسی بڑے گروپ میں پہنچانا ہے تو ، ای میل زیادہ عملی ہے۔ - ڈنکن

18. اپنے ای میل کی اہمیت کا اندازہ کریں۔ اعلی ترجیحی آپشن کا زیادہ استعمال نہ کریں۔ اگر آپ اس خصوصیت کو زیادہ سے زیادہ استعمال کرتے ہیں تو ، بہت کم لوگ اسے سنجیدگی سے لیں گے۔ بہتر حل یہ ہے کہ وضاحتی موضوعاتی لائنوں کا استعمال کیا جائے جو اس بات کی وضاحت کریں کہ کسی پیغام کے بارے میں کیا ہے۔ - ڈنکن

رازداری کو برقرار رکھنا۔ اگر آپ لوگوں کے کسی گروپ کو پیغام بھیج رہے ہیں اور آپ کو اپنی فہرست کی رازداری کا تحفظ کرنے کی ضرورت ہے تو آپ کو ہمیشہ 'بی سی سی' استعمال کرنا چاہئے۔ مزید برآں ، کسی تیسرے فریق کو ای میل پتے دینے سے گریز کریں (جیسے ایویٹ ، نیوز لیٹر وغیرہ)۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ جن خطابوں کو خوشی سے تیسرے فریق کے حوالے کرتے ہیں ان کے ساتھ رہیں ، خاص طور پر جب وہ پیش کردہ خدمت مفت ہے۔ - ڈنکن

20. اسے مختصر رکھیں اور نقطہ پر جائیں۔ لمبا ای میل ماضی کی بات ہے۔ مختصرا white سفید جگہ کے ساتھ لکھیں ، تاکہ وصول کنندہ کو مغلوب نہ کریں۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ جب آپ جس چیز کو بھیج رہے ہو اس پر نظر ڈالیں تو یہ پڑھنے کے بوجھ کی طرح نہیں لگتا ہے - بلٹ پوائنٹس استعمال کرنے کے لئے آزاد محسوس کریں آپ کا ای میل پڑھنے والے شخص کو یہ جاننے کے لئے کہ آپ کیا پوچھ رہے ہیں اس کے لئے کئی پیراگراف کھودنے کی ضرورت نہیں ہے۔ آپ کو پہلے دو جملے میں ای میل کا مقصد بیان کرنا چاہئے۔ واضح رہو ، اور سامنے رہو۔ - لنڈسی پولک ، کیریئر اور کام کی جگہ کے ماہر ، ای میل آداب مشیر ، اور مصنف کالج سے کیریئر حاصل کرنا



21. اپنے سامعین سے واقف ہوں۔ آپ کا ای میل مبارکباد اور سائن آؤٹ جس شخص سے آپ بات چیت کر رہے ہیں اس کی عزت اور رسمی سطح کے مطابق ہونا چاہئے۔ نیز ، اس شخص کے ل write لکھیں جو اسے پڑھ رہا ہو گا - اگر وہ بہت شائستہ اور رسمی ہوتے ہیں تو ، اس زبان میں لکھیں۔ وہی ایک وصول کنندہ کے لئے بھی ہوتا ہے جو زیادہ غیر رسمی اور آرام دہ ہوتا ہے۔ - لنڈسی پولک ، کیریئر اور کام کی جگہ کے ماہر ، ای میل آداب مشیر ، اور مصنف کالج سے کیریئر حاصل کرنا

22. ہمیشہ دستخط شامل کریں۔ آپ کبھی نہیں چاہتے ہیں کہ کسی کو تلاش کرنا پڑے کہ آپ کے ساتھ کیسے رابطہ قائم کیا جاسکتا ہے۔ اگر آپ سوشل میڈیا پریمی ہیں تو ، اپنے دستخط میں اپنی ساری میڈیا میڈیا کی معلومات بھی شامل کریں۔ آپ کے ای میل دستخط میں لوگوں کو آپ کے بارے میں مزید معلومات دلانے کا ایک بہترین طریقہ ہے ، خاص طور پر جب آپ کا ای میل پتہ آپ کا پورا نام یا کمپنی شامل نہیں ہے۔ - پولک

23. جب ضروری ہو تو صرف خودکار جواب دہندگان کا استعمال کریں۔ ایک خودکار جواب جس میں کہا گیا ہے ، 'آپ کے ای میل پیغام کے لئے آپ کا شکریہ۔ میں جیسے ہی میں کرسکتا ہوں آپ کو جواب دوں گا 'بیکار ہے۔ تاہم ، ایک پیغام جو ان پیغامات کو بہتر کرتا ہے وہ ہے انتباہی اسپیمرز کہ آپ کا ای میل حقیقی ہے اور وہ آپ کو ان کی اسپیم لسٹ میں شامل کرسکتے ہیں۔ - پیگی ڈنکن ، ذاتی پیداوری کے ماہر اور مصنف بہتر عادات ، آداب اور آؤٹ لک 2007 کے ساتھ ای میل اوورلوڈ کو فتح کریں

24. اپنے عملے کو تربیت دیں۔ کاروباری مالکان کو یہ یقینی بنانا چاہئے کہ ان کا عملہ ای میل مواصلات میں تربیت یافتہ ہے - یہ فرض نہ کریں کہ وہ جانتے ہیں کہ وہ کیا کر رہے ہیں ، اور کیا پیشہ ور سمجھا جاتا ہے۔ ای میل کے معیارات مرتب کریں جن کی کمپنی کے ہر فرد کو پابند رہنا چاہئے۔ - پولک

25. آپ کا ای میل آپ کی عکاسی ہے۔ آپ کے بھیجنے والے ہر ای میل میں اضافہ ہوتا ہے ، یا آپ کی ساکھ سے الگ ہوجاتا ہے۔ اگر آپ کا ای میل بکھرا ہوا ، غیر منظم اور غلطیوں سے بھرا ہوا ہے تو وصول کنندہ آپ کو بکھرے ہوئے ، لاپرواہ اور غیر منظم بزنس پرسن کی حیثیت سے سوچنے پر آمادہ ہوگا۔ دوسرے لوگوں کی رائے اہمیت رکھتی ہے اور پیشہ ورانہ دنیا میں ، آپ کے بارے میں ان کا خیال آپ کی کامیابی کے ل critical اہم ہوگا۔ - پیٹر پوسٹ ، ورلنٹ میں واقع ایملی پوسٹ انسٹی ٹیوٹ ، جو برلنٹن کے ڈائریکٹر ہیں ، جو شادی کے آداب ، والدین کے امور اور دسترخوان جیسے آداب کے سوالات کے آداب مشورے اور جوابات پیش کرتے ہیں۔

ایڈیٹر کا نوٹ: اپنی کمپنی کے لئے ای میل مارکیٹنگ کی خدمات تلاش کر رہے ہیں؟ اگر آپ ان معلومات کے خواہاں ہیں جو آپ کے لئے صحیح ہیں تو آپ ان کے انتخاب میں مدد کریں تو ، ہمارے پارٹنر ، بائر زون کو ، آپ کو مفت معلومات فراہم کرنے کے لئے ذیل میں سوالیہ نشان کا استعمال کریں:

ادارتی انکشاف: انکارپوریٹڈ اس اور دیگر مضامین میں موجود مصنوعات اور خدمات کے بارے میں لکھتا ہے۔ یہ مضامین ادارتی طور پر آزاد ہیں - اس کا مطلب ہے کہ ایڈیٹرز اور رپورٹرز تحقیق اور کسی بھی مارکیٹنگ یا فروخت کے محکموں کے اثر و رسوخ سے آزاد ان مصنوعات پر تحریر کریں۔ دوسرے لفظوں میں ، کوئی بھی ہمارے رپورٹرز یا ایڈیٹرز کو نہیں بتا رہا ہے کہ مضمون میں ان مصنوعات یا خدمات کے بارے میں کوئی خاص مثبت یا منفی معلومات کیا لکھیں یا شامل کریں۔ مضمون کا مواد مکمل طور پر رپورٹر اور ایڈیٹر کی صوابدید پر ہے۔ تاہم ، آپ دیکھیں گے کہ بعض اوقات ہم مضامین میں ان مصنوعات اور خدمات کے لنکس کو بھی شامل کرتے ہیں۔ جب قارئین ان لنکس پر کلک کریں ، اور یہ مصنوعات یا خدمات خریدیں تو انکا کو معاوضہ دیا جاسکتا ہے۔ یہ ای کامرس پر مبنی اشتہاری ماڈل - جیسے ہمارے آرٹیکل صفحات پر ہر دوسرے اشتہار کی طرح - ہمارے اداریاتی کوریج پر کوئی اثر نہیں پڑتا ہے۔ رپورٹرز اور ایڈیٹرز ان لنکس کو شامل نہیں کرتے ہیں ، اور نہ ہی ان کا انتظام کریں گے۔ یہ اشتہاری ماڈل ، دوسروں کی طرح جو آپ انک پر دیکھتے ہیں ، آزاد صحافت کی حمایت کرتے ہیں جو آپ کو اس سائٹ پر ملتے ہیں۔