کیوں - اور کیسے - ہفتہ وار ون ٹو ون ملاقاتوں کو ترجیح دی جائے

الیکس ٹولبرٹ ، ایک تاجروں کی تنظیم (EO) نیش ول میں ممبر ، برنارڈ ہیلتھ کے بانی اور سی ای او ہیں ، ایک 5000 کمپنی جس کا پرچم بردار مصنوعات ، برنی پورٹل ، چھوٹے آجروں کے لئے ایک مجموعی طور پر HR پلیٹ فارم ہے جس کی حمایت ملک بھر میں ہزاروں مراعات کے پیشہ ور افراد کے ذریعہ حاصل ہے۔ ہم نے الیکس سے کارکردگی کا نظم و نسق سے باخبر رہنے کے بہترین طریق کار کے بارے میں پوچھا۔ اس نے جو شیئر کیا وہ یہ ہے:

کارکردگی کا نظم و نسق HR دنیا میں ہمیشہ ہی ایک گرما گرم موضوع ہے ، اور بہت سارے مختلف طریقوں سے منتظمین یہ یقینی بناتے ہیں کہ ٹیمیں ٹریک پر ہیں ، اور ملازمین کے اہداف پورے کیے جا رہے ہیں۔

اس نے کہا کہ ، ایک چیز یقینی طور پر ہے: سالانہ کارکردگی کا جائزہ آج کے افرادی قوت کے لti بہتر نہیں ہے۔ ٹیموں اور تنظیموں کو ٹریک پر رکھنے میں تاثرات مستحکم اور زیادہ موثر ہیں۔

ہماری کمپنی میں ، مینیجرز اور ٹیم ممبروں کے مابین ہفتہ وار ون ٹو ون ملاقاتیں ہماری ثقافت اور کارکردگی کے انتظام کی حکمت عملی کا لازمی جزو ہیں۔ ہم تنظیموں کو اعلی معیار کی آراء اور بہتری کو یقینی بنانے کے لئے استعمال کرنے کے لئے بنیادی طریقہ کار کے طور پر '1-1' پر غور کرتے ہیں۔

اگر آپ کی تنظیم کے پاس فی الحال مسلسل ، مستقل کارکردگی کا انتظام کرنے کا فریم ورک نہیں ہے تو ، اب وقت آگیا ہے کہ 1-1 نقطہ نظر کو نافذ کیا جائے۔

ایک 1-1 کیا ہے؟

ون ٹو ون ، یا 1-1 ، ہفتہ وار شیڈول میٹنگ ہے جسے ہر مینیجر اپنی براہ راست رپورٹوں کے ساتھ رکھتا ہے۔ باقاعدگی سے طے شدہ ٹیم کے ٹھکانوں یا پروجیکٹ سے متعلقہ میٹنگوں کے برخلاف ، 1-1 کا مقصد کسی ملازم کے کاموں ، ذمہ داریوں یا خدشات کے مکمل دائرہ کار پر دو طرفہ مواصلات کے لئے باقاعدہ آؤٹ لیٹ اور ایونیو فراہم کرنا ہے۔

1-1 کے فوائد کیا ہیں؟

آپ کی کمپنی کی ثقافت میں 1-1 حکمت عملی بنانے کے دو اہم فوائد ہیں۔

پہلی کوچنگ ہے۔ زیادہ تر ٹیم لیڈز چاہتی ہے کہ عملے کے ارکان اپنی مہارت کے سیٹ اور کیریئر کو بڑھائیں ، بالآخر مینیجرز کو زیادہ سے زیادہ نمائندے کرنے اور اعلی سطح کی پیداوری کو پہچاننے کی اجازت دیں۔ مزید یہ کہ جب ملازمین کی ترقی کو ترجیح دی جاتی ہے تو عموما happ زیادہ خوش رہتے ہیں جس کی وجہ سے برقرار رکھنے میں بہتری آجاتی ہے۔

لیکن کسی سرشار حکمت عملی کے بغیر جو باقاعدگی سے کوچنگ کو یقینی بناتا ہے ، ان کاموں کو بیک برنر کی طرف دھکیلنا آسان ہے کیونکہ مینیجرز اور براہ راست اطلاعات دونوں روزمرہ کی ذمہ داریوں پر توجہ مرکوز کرتی ہیں۔

باقاعدگی سے 1-1 میٹنگوں کا دوسرا فائدہ تعمیل کے نقطہ نظر سے ہوتا ہے۔ جب مینیجر ملازم کی ملازمت ختم ہونے کے لئے کسی ملازم کی نشاندہی کرتے ہیں تو ، HR عام طور پر ملازمت ختم ہونے کی وجہ سے بات چیت کا ریکارڈ طلب کرتا ہے تاکہ کمپنی کو قانونی نقطہ نظر سے بچائیں .

اکثر ، مینیجر اس بات سے واقف نہیں ہوتے ہیں کہ اس طرح کی دستاویزات ضروری ہے ، لیکن تحریری طور پر کچھ نہیں اور رائے کی کوئی تاریخ نہیں ، ملازمین کو ختم کرنا خاص طور پر محفوظ کلاس میں رہنے والوں کے لئے چیلنج ہوسکتا ہے۔

ہفتہ وار 1-1 ، تحریری ایجنڈوں اور خلاصوں کے ساتھ ، ان گفتگوات کی باقاعدہ دستاویزات کی ضمانت دیتا ہے ، جو تنظیم کی صحت کے لئے اچھا ہے۔

کس طرح ایک مفید 1-1 کرنے کے لئے

ایجنڈوں اور خلاصوں کی بات کرتے ہوئے ، دستاویزات 1-1 سے ایک مؤثر ہونے کا ایک اہم حصہ ہے۔ مینیجرز اور براہ راست رپورٹس کے مابین باقاعدہ ملاقاتیں کوچنگ کو بہتر بناتی ہیں ، لیکن تعمیل کی راہ میں زیادہ کام نہیں کریں گی جب تک کہ تحریری ریکارڈ موجود نہ ہو۔ مزید یہ کہ تحریری طور پر میٹنگ کے موضوعات کو ریکارڈ کرنے سے نتیجہ خیز ملاقاتوں کے ساتھ ساتھ باہمی افہام و تفہیم کا بھی زیادہ امکان ہوتا ہے۔

ہماری کمپنی میں ، ہم ٹیم کے ممبروں سے کہتے ہیں کہ وہ اپنے منیجر کو آئٹمز کا ایجنڈا بھیجیں جو وہ ہفتہ وار 1-1 سے پہلے کم سے کم ایک دن پہلے بحث کرنا چاہتے ہیں۔ مینیجرز کسی بھی اضافی ایجنڈا آئٹمز کے ساتھ جواب دیتے ہیں۔ اس سے ملاقاتیں زیادہ نتیجہ خیز ہوتی ہیں ، اور اس سے دونوں فریقوں کو تیاری کا وقت بھی ملتا ہے۔ ہم حوصلہ افزائی کرتے ہیں کہ اگر ایجنڈا کی کوئی شے فطرت کے لحاظ سے حساس ہے تو ، اس پر بحث کرنے سے پہلے دوسری پارٹی کو اس کے بارے میں سوچنے کا وقت دینے کے لئے پوری طرح سے بیان کیا جانا چاہئے۔

اجلاس کے بعد ، ٹیم ممبران ایکشن آئٹمز کی ایک سمری اور تبادلہ خیال کے اہم نکات بھیجتے ہیں۔ ایک بار پھر ، مینیجرس کو کسی بھی دوسری اشیا کے ساتھ جواب دیا جائے جس کی وہ دستاویزات کرنا چاہتے ہیں۔

انعقاد کرنے والے مینیجرز کو جوابدہ

ایک بار جب آپ کارکردگی کا نظم و نسق کی حکمت عملی پر عمل درآمد کرتے ہیں تو ، HR یا کاروباری رہنما ابتدائی طور پر ان ملاقاتوں کے لئے مینیجرز کو جوابدہ رکھنے میں متحرک ہونا پڑے گا۔

ایک طریقہ یہ ہے کہ ان ملاقاتوں کی اہمیت کو منیجروں کو سمجھایا جائے اور ان کو نتائج میں لگایا جائے۔ یہ ہے کہ ہماری تنظیم کی کامیابی کی ٹیم 1-1s کی وضاحت کیسے کرتی ہے: 'ہماری کمپنی 1-1s میں اساتذہ ، آراء اور ملازمین کی نشوونما میں اہم وقت خرچ کرتی ہے۔ سرمایہ کاری کو دیکھتے ہوئے ، یہ ضروری ہے کہ ہم اسے اچھی طرح سے انجام دیں۔ ہمارے 1-1 ملاقاتوں میں ہماری کچھ انتہائی معنی خیز اور نتیجہ خیز گفتگو ہوتی ہے۔ جب اچھی طرح سے کیا جائے تو ، 1-1s ہمیں ایک مضبوط تنظیم بناتا ہے۔ کمپنی کی مسلسل کامیابی کے ل important یہ ضروری ہے کہ یہ معیارات اندرونی بن کر ہمارے ثقافتی ڈی این اے کا حصہ بن جائیں۔ '

ایک اور نقطہ نظر کے لئے ، چیک کریں کام کرنے کے لئے ایک اچھی جگہ بذریعہ بین ہاروئٹز . اس مضمون میں ، وینچر کیپیٹلسٹ اور مصنف مشکل چیزوں کے بارے میں سخت چیز ان مینیجر کے ساتھ اپنے تجربات کے بارے میں لکھتے ہیں جنھوں نے چھ ماہ میں 1-1 میٹنگ نہیں کی تھی ، اور یہ ملاقاتیں کیوں مضبوط کمپنی کی تشکیل اور ملازمین کے لئے کام کرنے کے لئے ایک اچھی جگہ بنانے کے لئے لازمی ہیں۔

ممکن ہے کہ 1-1 پہلے آپ کی تنظیم کے لئے میک اپ یا وقفے کے آلے کی طرح نہ لگے ، لیکن ہمارے تجربے میں ، یہ ایک کامیاب تنظیم تشکیل دینے کا بنیادی جز ہے۔ یہ ٹیم کے ممبروں کے لئے ہر سطح پر جوابدہی کا احساس دلاتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ملازم اور تنظیمی کامیابی دونوں کو ترجیح دی جائے۔