میرے ان باکس میں ابھی 93 ای میلز ہیں ، جن میں سے 15 غیر پڑھے ہوئے ہیں۔ تمہارے پاس کتنے ہیں؟
پچھلے کچھ سالوں میں ، ان باکس صفر مقبول ٹائم مینجمنٹ تکنیک کے طور پر ابھر کر سامنے آیا ہے۔ مرلن مان کی تیار کردہ ، ان باکس باکس میں آپ کے ای میل کو ہر وقت خالی رکھنے کے حامی ہیں۔ ان باکس صفر کے حمایتی ، شیخی مارتے ہیں کہ وہ ہم سب سے بہتر ہیں۔ چونکہ وہ خالی ان باکس کو برقرار رکھنے کے اہل ہیں ، لہذا انہوں نے منہدم دماغ حاصل کرلیا ہے اور وہ اہم چیزوں پر زیادہ توجہ مرکوز کرسکتے ہیں۔
اس نے مجھے پاگل کردیا۔ ان باکس صفر وقت کا ایک مکمل ضیاع ہے۔ میں خود کو اس دنیا میں صرف ایک مٹھی بھر چیزوں کا ماہر سمجھتا ہوں ، اور وقت کا انتظام ان میں سے ایک ہے۔ موجودہ اور کم سے کم ایک ان باکس رکھنا واقعی قیمتی ہے ، لیکن یہ یقینی بنانا کہ میرا ان باکس ہر روز صفر پر ہے بیکار اور پریشان کن ہے۔
یہاں پانچ وقتی انتظام کی تکنیک ہیں جو میں ہفتے کے کسی بھی دن میں ان باکس زیرو کو چنتا ہوں:
1. بومرانگ
بومرانگ ایک Gmail توسیع ہے۔ یہ میں نے اپنے پیشہ ورانہ کیریئر میں دریافت کیا واحد ٹائم ٹائم مینجمنٹ ٹول ہے۔ اگر آپ اپنے بھیجنے والے ای میل کے جواب کے منتظر ہیں تو ، آپ اس انتخاب کو منتخب کرسکتے ہیں کہ آپ کے انتخاب کے بعد کی تاریخ اور وقت پر اس ای میل کو آپ کے ان باکس کے اوپری حصے میں دکھایا جائے ، اگر آپ کو اس وقت تک جواب موصول نہیں ہوا ہے۔ آپ دن کے کسی بھی وقت ایک ای میل تحریر کرسکتے ہیں ، اور بعد کی تاریخ پر بھیج سکتے ہیں۔ میں اکثر رات 11 بجے یا صبح 6 بجے ای میل لکھتا ہوں ، اور بومرنگ کا استعمال کرتے ہوئے انہیں کام کے اوقات بھیجنے کے لئے استعمال کرتا ہوں ، تاکہ اپنے ساتھیوں کو پریشان نہ کریں۔
2. ٹریلو
ٹریلو ایک مفت ٹاسک مینجمنٹ ٹول ہے ، جو ویب اور موبائل دونوں پر دستیاب ہے۔ ٹریلو آپ کو کاموں کو ترجیح دینے اور مختلف فہرستیں تشکیل دینے کی اجازت دیتا ہے۔ آپ کے پاس 'آج کرنا ہے' کی فہرست ، 'بنانے کے لئے کال' کی فہرست ، اور بہت کچھ ہوسکتا ہے۔ اختیارات لامتناہی ہیں۔
یہاں تک کہ آپ کسی بھی ای میل کو ٹریلو کو بھیج سکتے ہیں۔ ٹریلو بورڈ کے اندر ، 'مینو دکھائیں' ، پھر 'مزید' ، پھر 'ای میل سے بورڈ کی ترتیبات' پر کلک کریں۔ آپ کو ایک انوکھا ای میل پتہ ملے گا۔ کسی بھی ای میل کو اس ای میل ایڈریس پر فارورڈ کریں اور وہ آپ کے ٹریلو بورڈ میں شامل ہوجائیں۔
یہ ان سبھی ای میلز کے لئے انتہائی کارآمد ہے جو دراصل 'ٹو' کرنے والے آئٹمز ہیں ، اور یہ ضروری نہیں کہ وقت حساس ہو بلکہ آپ کسی موقع پر خطاب کرنا چاہیں۔
3. ای میل کے فلٹرز اور ان سبسکرائب کریں
یہ دونوں ایک ہی مقصد کے حامل ہیں - ان باکس کو چھوڑ دیں۔ ای میل کی فہرستوں سے رکنیت ختم کرنے میں وقت لگتا ہے ، لیکن یہ ایک زبردست وقت بچانے والا اور سرمایہ کاری کے قابل ہے۔ آپ جو ای میلز حاصل کرنا چاہتے ہیں ان کے ل but لیکن آپ کو پڑھنے کی ضرورت نہیں ہے ، جیسے اپنے پسندیدہ اسٹورز اور میلنگ لسٹوں کے کوپن ، اپنے ان باکس کو چھوڑنے کے لئے ایک ای میل فلٹر مرتب کریں اور سیدھے ای میل لیبل پر جائیں۔
میرے پاس 'چھوٹ اور آفرز' نامی لیبل ہے۔ اس طرح ، جب بھی میں رعایت کے لئے بازار پر جاتا ہوں ، میں اس فولڈر میں آسانی سے جاتا ہوں اور دیکھتا ہوں کہ کیا دستیاب ہے۔
Top. اوپر تین کی فہرست
ای میلز کے آتے ہی پڑھنا مکمل طور پر صوابدیدی اور رد عمل ہے - ترجیحی اور فعال کے مخالف۔
سارا دن آپ کے ای میل پر ہتھکڑی لگانے کے بجائے ، ہر صبح ایک فہرست بنائیں جس کے اوپر تین بزنس اور ٹاپ تین ذاتی کاموں کے ساتھ دن کا اختتام تک آپ مکمل کرنا چاہتے ہیں۔ میں اپنی پہلی تین فہرستیں ٹریلو میں رکھتا ہوں۔ کاغذ بھی کام کرتا ہے ، کسی دوسری جگہ کی طرح جو آپ فہرست کو منتخب کرنے کے لئے منتخب کرتے ہیں۔ کاموں کو مکمل کرنے کے لئے بہت کم ہونا چاہئے.
اگر آپ کو کارکردگی کا جائزہ لینا ہے اور ایک ہفتہ میں اس کی وجہ ہے تو ، سب سے اوپر تین کام آج شاید اس پر 30 منٹ گزاریں گے۔
5. تمام ای میل اطلاعات کو بند کردیں
آپ جانتے ہیں کہ آپ کون ہیں - اگر آپ اپنے فون کو دیکھے یا دیکھے بغیر گفتگو نہیں کرسکتے ہیں تو مجھ سے وعدہ کریں کہ آپ آج 10 منٹ کا وقت لیں گے اور اطلاعات بند کردیں گے۔
مجھے یقین ہے کہ لیپ ٹاپ پر صفر اطلاعات ہونی چاہئیں ، اور فون پر صرف ٹیکسٹ میسج کی اطلاعات ہونی چاہئیں۔ صرف فوری طور پر جواب دینے کے لئے ای میل کھولنا یا اسے اپنے ان باکس سے نکال دو ، یہاں تک کہ اگر آپ کسی دوسرے دن تک بومیرنگ کو اس سے دور رکھنے کے لئے استعمال کررہے ہیں تو ، نان اسٹاپ ٹاسک سوئچنگ کی ضرورت ہوتی ہے۔
ریسرچ نے ثابت کیا ہے کہ ملٹی ٹاسکنگ ناکارہ ہے ، اور ہم میں سے جو ایک کام پر توجہ مرکوز کرسکتے ہیں وہ بہت زیادہ فائدہ مند ہیں۔ اگر آپ تمام اطلاعات کو آف کرنے کے ل. اپنے آپ کو نہیں لاسکتے ہیں تو ، زیادہ سے زیادہ اپنے آپ کو آف کریں۔
6. صرف نہیں کہتے ہیں
اور آخر میں ، اگر باقی سب ناکام ہوجاتے ہیں تو ، صرف نہیں کہتے ہیں۔ یہ ایک داستان ہے کہ آپ کو تمام درخواستوں پر عمل کرنا چاہئے۔
بدتمیز اور بھوت افراد نہ بنو ، لیکن اگر آپ کے پاس کوئی کام ہے جو اس ہفتے میں کرنا کبھی بھی ضروری نہیں لگتا ہے تو ، اس شخص کو بتائیں کہ آپ ان کی مدد نہیں کرسکتے ہیں۔ یا ، ان کی مدد کرنے کا ایک طریقہ معلوم کریں جس میں آپ سے پانچ منٹ یا اس سے کم وقت لگے۔ اور ، اگر آپ کسی دوسرے کو جانتے ہو جو اس کام کو کرنے کے مواقع کی قدر کرسکتا ہے تو ، دیکھیں کہ کیا آپ کام کرنے میں دوسروں کو تعاون اور شامل کرسکتے ہیں۔
