کاروباری منصوبوں کے علاوہ ، تمام کاروباری دستاویزات میں ایگزیکٹو سمری شاید سب سے اہم ہیں۔ یہ کہنا درست ہے کہ کسی بھی سائز کی کسی بھی کمپنی کے اندر تقریبا every ہر بڑے فیصلے میں فیصلہ سازی کے عمل کے دوران ایک ایگزیکٹو سمری شامل ہوتی ہے۔
بدقسمتی سے ، بہت سارے لوگوں کو غلط طور پر یقین ہے کہ ایگزیکٹو سمری دستاویز کا خلاصہ ہے ، جیسے 'کلف نوٹ'۔ اہ ، نہیں۔
ایگزیکٹو سمری کا مقصد فیصلہ کی سفارش کرنا ہے ، معلومات فراہم نہیں کرنا۔ لمبی دستاویز اس سفارش کے لئے ڈرل ڈاؤن پروف فراہم کرتی ہے۔
پروپوزل گرو کے ساتھ میری گفتگو کے بارے میں آسانی سے ٹام سینٹ ، ایگزیکٹو سمری لکھنے کا طریقہ یہاں ہے جو ایک ایگزیکٹو (یا ایگزیکٹو ٹیم) کو فیصلہ کرنے کے لئے راضی کرے گا۔
1. کسی مسئلے ، ضرورت یا مقصد کی وضاحت کریں۔
ایکزیکیٹو خلاصہ کے الفاظ کے نیچے ایک یا دو جملے میں (زیادہ سے زیادہ) وضاحت کرتے ہیں کہ فیصلے کی ضرورت کیوں ہے۔ مخصوص ہو اور اگر ممکن ہو تو مقدار کی پیمائش کو شامل کریں۔
غلط:
یہ دستاویز XYZ حل کو تفصیل سے بیان کرتی ہے۔ اس کے مندرجات کا خلاصہ یہ ہے ...
صحیح:
ہم ٹیلی مواصلات کے نیٹ ورک کی بندش کی وجہ سے سالانہ آمدنی میں 10 ملین ڈالر کی کمی کا سامنا کر رہے ہیں۔
2. مطلوبہ نتائج کی وضاحت کریں۔
ایک یا دو جملوں میں (زیادہ سے زیادہ) بیان کریں کہ اگر مسئلہ حل ہو گیا ، ضرورت پوری ہو گئی ، یا مقصد حاصل ہو گیا تو کیا فرق ہوگا؟ حل کی کوئی تفصیلات فراہم نہ کریں۔
غلط:
باب 1 میں ، ہم ایک سے زیادہ معیار کے مطابق مطابق مطابق فلاکس کیپسیٹرس کی وضاحت کرتے ہیں ...
صحیح:
ہمارے تخمینے کے مطابق (سیکشن 1 ملاحظہ کریں) ، ان آوٹ کو کم کرنے یا ختم کرنے سے ہمارے منافع میں 20 فیصد تک اضافہ ہوگا۔
3. اپنے مجوزہ حل کی وضاحت کریں۔
لفظ 'پروپوزل' کے تحت مختصر پیراگراف کی ایک سیریز میں اپنے مسئلے کے حل کا عنصر بیان کریں (جیسے کہ مرحلہ 1) جس سے مطلوبہ نتیجہ پیدا ہوگا (جیسا کہ مرحلہ 2)۔
ہر پیراگراف میں ، بڑی دستاویز کے حصوں کا حوالہ دیں جہاں آپ کے حل کا وہ حصہ تفصیل سے بیان کیا گیا ہے۔ ہر پیراگراف کو کرکرا اور پڑھنے کے قابل بنائیں۔ جرگن ، بِز-بلب اور غیر ضروری خلاصہ سے پرہیز کریں۔ اگر ہر ممکن ہو تو ، پیراگراف کو مرحلہ وار منصوبہ بنائیں۔
غلط:
ہمارے موجودہ انفراسٹرکچر کا فائدہ اٹھانا پچھلی ٹکنالوجی سرمایہ کاری کو فائدہ پہنچائے گا جبکہ تربیت کی ضروریات کو بہتر بنائے گا۔ بڑھتی ہوئی وشوسنییتا ہمارے مشن کی تنقیدی پیداواری صلاحیت کو پھٹنے کا سبب بنے گی ، اس طرح ایک کمائی والی مسابقتی برتری پیدا ہوگی۔
صحیح:
مذکورہ مسئلے کو حل کرنے کے ل we ، ہم مندرجہ ذیل تجویز کرتے ہیں:
1. پائلٹ سسٹم کی خریداری اور انسٹال کریں۔ اس سے ہمیں روز مرہ کی کاروائیوں کو خطرے میں ڈالے بغیر نئے سوفٹویئر کی جانچ کرنے کی اجازت ہوگی۔ اس پائلٹ سسٹم کی ضروریات کو سیکشن 4 میں بیان کیا گیا ہے۔
[مزید اقدامات]
Exp. یہ بتائیں کہ آپ کس طرح خطرات پر قابو پالیں گے۔
ہر کاروباری فیصلے جو کوئی ذہانت نہیں کرتا ہے اس میں کچھ سطح کا خطرہ ہوتا ہے۔ لہذا ، 'رسک' کے عنوان کے تحت ان خطرات کو مختصر طور پر بیان کریں اور آپ ان پر قابو پانے کی تجویز کس طرح (یا وہ واقعی خطرہ کیوں نہیں ہیں)۔
ایک بار پھر ، ان پیراگراف کو مضبوط رکھیں۔ سادہ زبان استعمال کریں۔ پچھلے مرحلے کی طرح ، ہر پیراگراف لمبی دستاویز کے متعلقہ حصے میں باندھیں۔
غلط:
مجوزہ حل دکاندار انجنوسٹک ہے اور اپنی مرضی کے مطابق عمل میں ل sc تیار اسکرپٹس کے استعمال سے متعدد سسٹم فن تعمیر میں ضم ہوتا ہے ...
صحیح:
پورے کسٹمر سروس ڈیپارٹمنٹ کو تبدیل کرنے کے ل we ، ہمیں اپنے سروس اہلکاروں کو دوبارہ سے تربیت دینے کی ضرورت ہوگی ، جس سے محکمہ کا ردعمل کا وقت کم ہوسکتا ہے۔ تاہم ، ہم اپنی مرضی کے مطابق تربیت نامہ لکھ کر اس امکان کو کم کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں۔
5. آپ جو فیصلہ کرنا چاہتے ہیں اس کے بارے میں پوچھیں۔
'سفارشات' کے عنوان کے تحت کم سے کم الفاظ میں اس فیصلے کی وضاحت کریں ، جو فیصلہ آپ چاہتے ہیں ایگزیکٹو (زبانیں) کریں۔ کام کی بات کرو.
اگر فیصلے میں رقم شامل ہوتی ہے تو اس میں رقم بھی شامل ہوتی ہے۔ اگر کوئی وجوہات ہیں کہ فیصلہ کسی خاص وقت کے ذریعہ کرنا ہے تو ، ان کو سامنے رکھیں۔
غلط:
فون سسٹم کی خرابی کے بارے میں ہماری جاری تشویش ہماری کمپنی پر اثر انداز ہوتی رہتی ہے لہذا اسے فوری طور پر حل کیا جانا چاہئے۔
صحیح:
اس منصوبے کو موجودہ مالی سال کے اختتام تک اپنے موجودہ عملوں میں رکاوٹ پیدا کرنے کے لئے مکمل کرنے کے ل we ، ہمیں آپ کی ضرورت ہے کہ آئندہ سہ ماہی کے آئی ٹی بجٹ میں آپ million 2 ملین کا اضافہ منظور کریں۔
ایگزیکٹو سمری کا نمونہ
ذیل میں مذکورہ دو ایگزیکٹو خلاصے پیش کیے گئے ہیں جیسے وہ واقعی میں پیش ہوں گے۔ کہیں ایسا نہ ہو کہ آپ کو لگتا ہے کہ پہلی مثال مصنوعی طور پر مبہم ہے ، میں آپ کو یقین دلاتا ہوں کہ میں نے ذاتی طور پر اس سے بھی بدتر دیکھا ہے۔ اس سے بھی بدتر
غلط:
عملی خلاصہ
یہ دستاویز XYZ حل کو تفصیل سے بیان کرتی ہے۔ اس کے مندرجات کا خلاصہ یہ ہے:
باب 1 میں ، ہم ایک سے زیادہ معیار کے مطابق مطابق مطابق فلاکس کیپسیٹرس کی وضاحت کرتے ہیں ...
[مزید باب کے خلاصے]
ہمارے موجودہ انفراسٹرکچر کا فائدہ اٹھانا پچھلی ٹکنالوجی سرمایہ کاری کو فائدہ پہنچائے گا جبکہ تربیت کی ضروریات کو بہتر بنائے گا۔ بڑھتی ہوئی وشوسنییتا ہمارے مشن کی تنقیدی پیداواری صلاحیت کو پھٹنے کا سبب بنے گی ، اس طرح ایک کمائی والی مسابقتی برتری پیدا ہوگی۔ مجوزہ حل وینڈر اگنوسٹک ہے اور اپنی مرضی کے مطابق عمل میں ل. تیار اسکرپٹس کے استعمال سے متعدد سسٹم فن تعمیر میں ضم ہوتا ہے۔
فون سسٹم کی خرابی کے بارے میں ہماری جاری تشویش ہماری کمپنی پر اثر انداز ہوتی رہتی ہے لہذا اسے فوری طور پر حل کیا جانا چاہئے۔
صحیح:
عملی خلاصہ
ہم ٹیلی مواصلات کے نیٹ ورک کی بندش کی وجہ سے سالانہ آمدنی میں 10 ملین ڈالر کی کمی کا سامنا کر رہے ہیں۔
ہمارے تخمینے کے مطابق (سیکشن 1 ملاحظہ کریں) ، ان آوٹ کو کم کرنے یا ختم کرنے سے ہمارے منافع میں 20 فیصد تک اضافہ ہوگا۔
تجویز
مذکورہ مسئلے کو حل کرنے کے ل we ، ہم مندرجہ ذیل تجویز کرتے ہیں:
- پائلٹ سسٹم کی خریداری اور انسٹال کریں۔ اس سے ہمیں روز مرہ کی کاروائیوں کو خطرے میں ڈالے بغیر نئے سوفٹویئر کی جانچ کرنے کی اجازت ہوگی۔ اس پائلٹ سسٹم کی ضروریات کو سیکشن 4 میں بیان کیا گیا ہے۔
[مزید اقدامات]
خطرات
- کم جوابی وقت کا امکان . مذکورہ منصوبے کے مرحلے 3 میں ، ہمیں اپنے سروس اہلکاروں کو دوبارہ سے تربیت دینے کی ضرورت ہوگی ، جو محکمے کے جوابی اوسط وقت کو عارضی طور پر کم کرسکتی ہے۔ تاہم ، ہم اپنی مرضی کے مطابق تربیت نامہ لکھ کر اس امکان کو کم کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں۔
[مزید خطرات]
سفارش
اس منصوبے کو موجودہ مالی سال کے اختتام تک اپنے موجودہ عملوں میں رکاوٹ پیدا کرنے کے لئے مکمل کرنے کے ل we ، ہمیں آپ کی ضرورت ہے کہ آئندہ سہ ماہی کے آئی ٹی بجٹ میں آپ million 2 ملین کا اضافہ منظور کریں۔
سنجیدگی سے ، آپ کو لگتا ہے کہ ان دو ایگزیکٹو سمریوں میں سے کون سا بہترین فیصلہ کرنے کا باعث ہے؟
