ای میلز آج کی دنیا میں کاروباری مواصلات کی کرنسی ہیں۔ اور اگرچہ مرسلین اور وصول کنندگان کے مابین اسکرینیں اور تاروں موجود ہیں ، لیکن ابھی بھی مناسب بشارت اور آداب کو برقرار رکھنا ضروری ہے۔ غیر متعلقہ فقرے پر چہکنا یا ٹائپ کرنا اتنا ہی برا ہے جتنا کہ مؤکلوں اور مینیجرز کے سامنے زبانی طور پر مکروہ افشاء کرنا۔ اگر آپ کاروبار میں کامیابی حاصل کرنا چاہتے ہیں تو اس طرح سے اپنی مواصلات کی مہارت کو بہتر بنانا ضروری ہے۔
ہر دن 100 بلین سے زیادہ ای میلز بھیجی جاتی ہیں ، اور ہر ایک کو پڑھنے میں اوسطا وقت 15-20 سیکنڈ کا ہے۔ اسے چھوٹا رکھیں ، خاص طور پر چونکہ سبھی ای میل کا 65 فیصد پہلے چھوٹی موبائل اسکرین پر کھلا ہے۔ آپ کے پیغام کو موصول ہونے کو یقینی بنانے کا ایک طریقہ۔ اور یہ کہ آپ کی ساکھ کے عمل میں سمجھوتہ نہیں کیا گیا ہے - یہ ہے کہ آپ اپنے ای میلز سے ان 10 بے معنی جملے کو فورا. ختم کردیں۔
1. 'براہ کرم مشورہ دیا جائے ...'
یہ جملہ اکثر استعمال کیا جاتا ہے کیونکہ یہ پیشہ ورانہ لگتا ہے ، لیکن یہ ہمیشہ غیر ضروری ہوتا ہے۔ اس کے بجائے ، براہ راست اور جامع ہو. اگر آپ ای میل لکھنے میں وقت نکال رہے ہیں تو ، وصول کنندہ کو پہلے ہی معلوم ہوگا کہ آپ کا ارادہ انہیں کسی چیز سے آگاہ کرنا ہے۔ انہیں بتانا کہ آپ ایسا کرنے جا رہے ہیں لاشعوری طور پر ان کی ذہانت کی توہین ہے۔
2. 'براہ کرم مجھ سے رابطہ کرنے میں سنکوچ نہ کریں ...'
جب آپ اس جملے کو استعمال کرتے ہیں تو ، آپ ایک بار پھر واضح الفاظ بیان کرتے ہیں۔ لوگ آپ سے رابطہ کریں گے اگر وہ آپ کے بھیجے ہوئے کاموں میں دلچسپی رکھتے ہیں ، یا اگر آپ کے پیغام کے بارے میں ان سے کوئی سوال ہے۔ چونکہ وہ اپنی ڈیجیٹل آزادی اظہار رائے کا خود استعمال کرسکتے ہیں ، لہذا آپ کو ان کی ضرورت نہیں ہے کہ وہ انھیں مدعو کریں یا انہیں جواب دینے تک رسائی دیں۔
3. 'میں صرف ...'
حال ہی میں ، کرہماکس کے بانی ، ایلن لینسی نے کچھ پنکھوں کو پھینک دیا جب انہوں نے پیشہ ورانہ مواصلات میں خواتین کے 'انصاف' کے لفظ کے زیادہ استعمال کو پکارا۔ لنکڈین پر ایک پوسٹ میں ، لیانسی نے اس لفظ کے خلاف بحث کی ہے - جس کے بارے میں ان کا دعوی ہے کہ خواتین مردوں کے مقابلے میں تین سے چار گنا زیادہ کثرت سے استعمال کرتی ہیں۔
میں نے محسوس کرنا شروع کیا کہ 'انصاف پسند' شائستہ ہونے کے بارے میں نہیں تھا: یہ محکومیت ، وقار کا لطیف پیغام تھا۔ کبھی کبھی یہ خود پر اثر پڑتا تھا۔ بعض اوقات نقل بھی۔ جیسے ہی میں نے واقعی سننا شروع کیا ، میں نے محسوس کیا کہ کسی جملے سے اسے ہٹانے سے پیغام کو ہمیشہ واضح اور مضبوط کیا جاتا ہے۔
چاہے آپ اس کے نتائج سے متفق ہوں یا نہیں (اور متعدد دیگر نمایاں آوازیں متفق نہیں ہیں) ، ایرک برن کے ذریعہ شائع ہونے والے ٹرانزیکشنل تجزیہ ماڈل کے مطابق ، اس نے 'بچ justہ' کے لفظ کے طور پر اس کی گفتگو کچھ چھان بین کے مستحق ہے۔ اس دوران میں ، اس جملے سے دور رہو اور اس کے بجائے زیادہ واضح زبان کا انتخاب کریں۔
4. 'مجھے لگتا ہے ...'
آئندہ مسترد ہونے کے امکانی ضوابط کو کم سے کم کرنے کے ل Send بھیجنے والوں میں اکثر 'میرے خیال میں ...' شامل ہوتا ہے ، لیکن اس جملے کو استعمال کرتے ہوئے ، آپ وصول کنندہ سے کہہ رہے ہیں کہ آپ خود پر یقین نہیں رکھتے ہیں۔ جب بھی آپ بات چیت کر رہے ہو - ای میلوں یا حقیقی زندگی میں - آپ کو اپنے پیغام کے ساتھ پراعتماد دکھائی دینے کی ضرورت ہے۔ اگر آپ ایسا نہیں کرتے ہیں تو ، آپ وصول کنندہ کی اپنی رائے کو نظرانداز کرنے اور کسی مختلف خیال کے ساتھ آگے بڑھنے کا خطرہ مول لیتے ہیں۔ کام کی جگہ پر اعتماد پیش کرنا کامیابی کی کلید ہے۔
5. 'منسلک براہ کرم تلاش کریں…' یا 'منسلک براہ کرم ڈھونڈیں…'
یہ معمولی لگ سکتا ہے ، لیکن کسی ای میل میں حقیقت میں کچھ بھی بند نہیں کیا جاسکتا ہے۔ فائلیں منسلک کی جاسکتی ہیں ، لیکن ای میل میں اصل میں کچھ نہیں رکھا جاسکتا۔ ان میں سے کسی ایک جملے کو استعمال کرنے میں ، مصنف 'I' کے ضمیر کے استعمال سے گریز کرتا ہے ، لیکن اس سے جملے کو آثار قدیمہ مل جاتا ہے۔ بس پڑھنے والے کو آگاہ کریں ، 'میں نے منسلک کیا ہے ...'
6. 'مجھے امید ہے کہ آپ خیریت سے ہیں ...'
یہ جملہ عام طور پر دو مواقع پر لکھا جاتا ہے۔ ایک مثال میں ، وصول کنندہ کو کسی ناپسندیدہ چیز سے ٹکرانے سے پہلے یہ ٹھیک ظاہر ہوتا ہے۔ دوسرا یہ ہے کہ جب آپ کسی کے ساتھ قریبی رشتہ قائم کرنا چاہتے ہیں یا کسی میں حقیقی دلچسپی نہیں رکھتے ہیں جب کوئی نہیں ہوتا ہے۔ اگر آپ کسی کی فلاح و بہبود میں حقیقی طور پر دلچسپی رکھتے ہیں تو ، اس بھرنے والے فقرے کو استعمال کرنے کی بجائے اس کے بارے میں براہ راست بات کریں۔
7. 'میں نے سوچا تھا کہ میں اس تک پہنچ جاؤں گا ...'
میں آپ کے بارے میں نہیں جانتا ہوں ، لیکن اس جملے سے مجھے ایک چھوٹی چھوٹی بچی کی تصویر نظر آتی ہے جو کسی کار سیٹ کی روک تھام سے دور رہتے ہیں۔ یہ بھی بہت بزدل لگتا ہے اور عدم تحفظ کو پیش کرتا ہے۔ اس کے بجائے ، اپنا پیغام یا سوال لکھیں اور سیدھے رہیں۔ 'میں نے سوچا کہ میں پہنچ جاؤں گا' کے بجا. کہیں ، 'میں آپ کو اپنے کاروبار کے خیال پر بات کرنے کے لئے دوپہر کے کھانے میں آپ کے ساتھ سلوک کرنا چاہوں گا۔' جھاڑی کے چاروں طرف دھڑکنا کسی کو پسند نہیں کرتا۔ اس کے بجائے وصول کنندہ کے دیکھنے کیلئے اپنا ارادہ واضح کریں۔
8. 'کیا میں آپ کا دماغ چن سکتا ہوں؟'
یہ بنیادی طور پر بتاتا ہے کہ آپ جس کو بھی پیغام بھیج رہے ہیں کہ آپ بدلے میں کچھ قیمت پیش کیے بغیر اس کا وقت نکالنا چاہتے ہیں۔ اس کے بجائے ، وصول کنندہ کے ساتھ دلچسپ یا مددگار بصیرت کا اشتراک کرنے کے لئے ایک نقطہ بنائیں ، اور اس شخص کو یہ بتادیں کہ آپ مستقبل میں آپ دونوں کے مابین باہمی تعاون کے خواہاں ہیں۔
جب میں بولنے کی مصروفیات کو جاری رکھتا ہوں تو ، میں نے پایا کہ اس ٹوک نقطہ نظر نے بہترین کام کیا - جس کے نتیجے میں 52 فیصد کامیابی کی شرح ہوتی ہے ، جس کی پیروی میں دوسرے طریقوں کے ساتھ 20-27 فیصد رسپانس ریٹ کے مقابلے میں ہوتی ہے۔
9. 'جس سے پریشانی ہو سکتی ہے ...'
کچھ ایسے منظرنامے ہیں جہاں یہ جملہ مناسب ہے ، لیکن وہ کچھ ہی اور اس کے درمیان ہیں۔ اگر آپ جانتے ہیں کہ آپ کے پیغام میں کس کی فکر ہے تو اس تعارف کے پیچھے چھپنے کے بجائے اس شخص سے براہ راست خطاب کریں۔ مذکورہ بالا جملے کو فرد کا نام دینے کے بجائے استعمال کرنا آپ کو غیر یقینی اور غیر ضروری طور پر باضابطہ معلوم ہوتا ہے۔ ای میل بھیجنے سے پہلے حذف کا بٹن دبائیں جس میں یہ الفاظ شامل ہیں۔
10. 'مخلص آپ کا ...'
ماضی میں ، یہ جملہ زیادہ متاثرہ بندش کی مقبول قصر تھی ، لیکن آج کے ای میل مواصلات میں ، یہ بہت ہی رسمی اور مخلص لگتا ہے۔ عام طور پر ، آپ ایک سادہ 'شکریہ' یا صرف اپنے نام کے ساتھ ایک ای میل بند کرسکتے ہیں۔ 'چیئرز' ایک اور لطف اندوز آپشن ہے جو اچھ .ے کاموں میں اچھ .ا یا چپکے ہوئے بغیر نیک خواہشات کا اظہار کرتا ہے۔ ان دنوں ہم سب سمجھ گئے ہیں کہ کب کوئی پیغام ختم ہوگا۔ باضابطہ اختتام کے ساتھ بہت زیادہ لمبائی میں جانے کی ضرورت نہیں ہے۔
پلیٹ تک جاکر بہتر ای میل لکھیں۔ آپ کے ساتھی آپ کے پیغامات کی افزائش کی تعریف کریں گے ، اور جب آپ کی درخواستیں واضح ہوجائیں گی تو آپ کو بہتر جواب ملے گا۔ ای میل میں فلف اور فلر کی ضرورت نہیں ہے۔ سیدھے سادے کہ آپ کا کیا مطلب ہے۔ نتائج خود ہی بولیں گے۔
ای میل میں کون سے فقرے آپ کو سب سے زیادہ تنگ کرتے ہیں؟ نیچے دیئے گئے تبصروں میں اپنے سب سے بڑے ای میل پالتو جانوروں کے پیشابوں کا اشتراک کریں۔
