ایک موثر کاروباری ای میل تیار کرنا کھوئے ہوئے فن کا کام بن گیا ہے۔ زیادہ سے زیادہ پیشہ ور افراد ذاتی طور پر خط و کتابت وصول کررہے ہیں اور ان کو سلام نہیں ، غلط ہجے ، ساخت کا فقدان اور غیر واضح مواد۔ ناقص لکھے گئے ای میلز مرسل کو بری طرح سے جھلک سکتے ہیں یا کسی کے ساتھ کاروبار کرنے سے بھی حوصلہ شکنی کرسکتے ہیں۔
اسی لئے اس پر دھیان دینا بہت ضروری ہے آداب اور بہترین طریق کار جب ای میل کے ذریعے کاروباری روابط ، ساتھیوں ، اور ملازمین سے بات چیت کرتے ہو۔ ذیل میں ، کاروباری رہنماؤں کے ایک گروپ نے کامل بزنس ای میل لکھنے کے ل their اپنے تجاویز شیئر کیے اور ہر اشارہ اتنا موثر کیوں ہے۔
واضح اور متعلقہ مضمون کی لائن استعمال کریں۔
آپ کے پاس دنیا کا بہترین ای میل ہوسکتا ہے ، لیکن اگر آپ کی سبجیکٹ لائن فلیٹ ہوجاتی ہے تو ، یہ کبھی بھی نہیں کھل پائے گا۔ اسی وجہ سے آپ کے ای میل کی سبجیکٹ لائن اتنی اہم ہے۔
بانی اور چیف ایگزیکٹو آفیسر ، کلن کاسابابو کا کہنا ہے کہ ، 'مبہم یا عمومی موضوعات کی لائنوں سے پرہیز کریں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ جس بات پر گفتگو کر رہے ہیں وہ واضح ہو۔ پرو ٹیکسٹنگ . 'اگر یہ کسی کے لئے یہ پیغام ہے جس کے بارے میں آپ اچھی طرح سے نہیں جانتے ہیں تو ، آپ اس سیاق و سباق کا تذکرہ کرسکتے ہیں ، جیسے' دوبارہ: XYZ ورچوئل کانفرنس میں ہماری گفتگو۔ '
اسے مختصر رکھیں۔
اس کے شریک بانی اور صدر ، کلسی ریمنڈ کا کہنا ہے کہ ، آپ کے ان باکس میں بہت ساری ای میلز آنے کے بعد ، آپ کو لمبا ، کثیر پیراگراف ای میل پڑھنے سے لطف اندوز نہیں ہوگا - اور نہ ہی آپ جس شخص کو ای میل کر رہے ہیں۔ اثر اور کمپنی
ریمنڈ کا کہنا ہے کہ 'اگر آپ کسی ای میل میں چار پیراگراف کے اوپر اپنے آپ کو تحریر کرتے ہوئے پکڑتے ہیں تو پوچھیں کہ کیا یہ فون کال کی طرح بہتر ہوگا؟'
انہیں بتائیں کیوں؟
زیادہ تر ای میلز کسی کو پڑھنے کے بعد کسی کو مخصوص کارروائی کرنے کے بارے میں حاصل کرنے کے بارے میں ہوتی ہیں۔ چاہے آپ کسی ساتھی کارکن سے کچھ مانگ رہے ہو یا اپنی خدمات کو کسی امکان کے مطابق بنا رہے ہو ، انہیں بتائیں کہ آپ درخواست کیوں کر رہے ہیں۔
'مثال کے طور پر ،' ارے کلارا ، کیا آپ براہ کرم اس A اسپریڈ شیٹ کو دیکھیں جس سے ہماری A کمپنی A ، 'یا' ہائ مارک ، تک پہنچ جائے گی ، ہماری خدمات آپ کی فروخت میں اضافے کا سبب بنے گی۔ اگر آپ کی دلچسپی ہے تو ، آئیے بات کرتے ہیں۔ '' کے شریک بانی سموئل تیموتی کہتے ہیں ونمس . 'اگر آپ ان کے ل what's اس میں جو کچھ بیچ سکتے ہیں تو ، آپ ان پر اثر ڈالتے ہیں۔'
عمل میں کال شامل کریں۔
اس کے شریک بانی اور سی ٹی او کے ، اسٹیفنی ویلز کا کہنا ہے کہ ، اپنے ای میل کی وجہ بتانے کے علاوہ ، آخر میں کال ٹو ایکشن (سی ٹی اے) شامل کرنا بھی یقینی بنائیں۔ مضبوط فارم .
ویلز نوٹ کرتے ہیں کہ ، 'ایک سی ٹی اے شامل کرنا آپ کے صارفین کو کہیں اور تشریف لے جاتا ہے تاکہ وہ اپنے برانڈ کے ساتھ ان باکس کے ساتھ اپنی مصروفیت جاری رکھیں۔' 'اپنی ویب سائٹ سے منسلک ہونے سے وہاں ٹارگٹڈ ٹریفک چلے گا اور گاہکوں کو سیلز فینل میں منتقل ہوجائے گا تاکہ آپ اپنے تبادلوں کو فروغ دے سکیں۔'
دوستی اور حوصلہ افزائی کریں۔
متن کی بنیاد پر میڈیم کے ذریعہ کسی شخص کے لہجے اور جذبات کی ترجمانی کرنا اکثر مشکل ہوتا ہے ، لہذا میٹ ولسن ، کے شریک بانی انڈر 30 تجربے ، کسی بھی ممکنہ غلط فہمی کو غیر مسلح کرنے کے لئے اضافی دوستانہ اور حوصلہ افزائی کرنے کی تجویز کرتا ہے۔
ولسن کا کہنا ہے کہ 'اپنے ای میل کے مشمولات میں بہت براہ راست رہیں ، لیکن اگر آپ اضافی جوش و جذبے یا تعزیرات سے شروع اور اختتام پذیر ہوجاتے ہیں تو ، اس سے کسی کو ای میل کے لہجے کو زیادہ مثبت سمجھنے میں مدد مل سکتی ہے۔' 'جب لوگ تھک گئے ہوں یا سست ہوں ، تو وہ یہ بھول جاتے ہیں کہ ای میل اکثر اچھ .ہ نہیں آتا اور پریشانی میں نہیں پڑتا ہے۔'
اسے ذاتی بنائیں اور اسے متعلقہ بنائیں۔
نیکول منوز ، کے بانی اور سی ای او نیکول منوز کنسلٹنگ ، پیشہ ور افراد کو مشورہ دیتے ہیں کہ ان کی کاروباری ای میلوں میں شخصی کاری اور سماجی ثبوت شامل کریں۔
منوج نے وضاحت کرتے ہوئے کہا ، 'لوگ یہ جاننا چاہتے ہیں کہ ای میل کو پڑھنے کی ایک اچھی وجہ ہے اور یہ کہ ان کا وقت بہت اچھا گزر رہا ہے۔ 'اسے ظاہر کرنے کے لئے ، یہ یقینی بنائیں کہ ای میل ان سے متعلق ہے۔'
مختلف مضامین کی لائنوں کی جانچ کریں اور کاپی کریں۔
جب کے بانی روبن یوناتان ساس لسٹ ، اور ان کی ٹیم مہمانوں کے خطوط پر تیز ای میلز بھیج رہی تھی ، انہوں نے مختلف عناصر کی جانچ کرکے اور نتائج کا سراغ لگا کر کامل ای میل پچ تیار کرنے کا طریقہ سیکھا۔
یوناتن کا کہنا ہے کہ ، 'ہم نے دیکھا ، مثال کے طور پر ، جب ہم نے کسی عنوان کے لئے دو آپشن دیئے ، تو ہمیں زیادہ مصروفیت حاصل ہوئی۔' 'تجزیہ اور ایڈجسٹمنٹ کے ساتھ کچھ آزمائشی اور غلطی ، آپ کو اپنے مقصد کے لئے ایک بہترین کاروباری ای میل تیار کرنے میں مدد دے گی۔'
پہلے مسودہ تیار کریں ، پھر وصول کنندہ کا ای میل شامل کریں۔
بری طرح سے لکھے گئے ای میل سے بھی زیادہ خراب ایک نصف تحریری ای میل جو نادانستہ طور پر اس کے مکمل ہونے سے پہلے ہی ارسال کردی گئی ہے۔ اس حادثے سے بچنے کے لئے ، کی بانی اور سی ای او ، ڈیانا گڈون مارکیٹ باکس ، ہمیشہ ای میل کی باڈی اور سبجیکٹ لائن کو پہلے لکھتا ہے ، پھر وصول کنندہ کے ای میل کو آخری مرحلے کے طور پر شامل کرتا ہے۔
گڈون کا کہنا ہے کہ 'یہاں تک کہ جب میں کسی بھیڑ میں ہوں ، ای میل کسی بھی حادثاتی یا قبل از وقت ای میل بھیجنے سے بچنے کے لئے ہمیشہ آخری رہتا ہے۔ جی میل میں 'واپس بھیج' کو کال کرنا 'ایک زندہ بچانے والا بھی ہے۔'
