'بہت زیادہ ملاقاتیں' اور 'غیر پیداواری ملاقاتوں میں بہت زیادہ وقت ضائع ہوتا ہے۔' جب کوئی کمپنی ملازمین کی کم مصروفیت سے جدوجہد کرتی ہے تو ، آپ کو ان شکایات میں سے ہمیشہ فہرست کے اوپری حصے کے قریب مل جائے گا۔
یہ ملاقاتوں کے بارے میں شکایات کی طرح نظر آتے ہیں ، لیکن واقعتا، ، یہ تواتر کے احساس کے بارے میں بیانات ہیں۔
جب کوئی یہ کہتا ہے کہ وہ بہت ساری ملاقاتوں میں ہیں ، تو وہ کہہ رہے ہیں کہ ان ملاقاتوں کو بلانے والے لوگ اپنی پلیٹ میں موجود دیگر تمام اہم کاموں پر توجہ نہیں دے رہے ہیں۔ ملازم اپنے کام کے بوجھ سے کہیں زیادہ ملاقاتوں میں جاتا ہے ، جس سے وہ وقفوں ، تعطیلات ، اور کنبہوں سے وقت چوری کرنے پر مجبور ہوتا ہے تاکہ وہ وہ کام کر سکے جس کے لئے انہیں اپنی تنخواہ کی جانچ پڑتال کے ل complete مکمل کرنا چاہئے۔
جب کوئی * غیر نتیجہ خیز * میٹنگوں میں وقت ضائع کرنے کی شکایت کرتا ہے تو ، وہ کہتے ہیں کہ میٹنگ کے رہنما نے اس ٹیم کا اتنا احترام نہیں کیا کہ وہ نتیجہ خیز ملاقات کا منصوبہ بناسکے۔ ایک جلدی رہنما دعویٰ کرسکتا ہے کہ ان کے پاس اجلاس کے لئے کوئی منصوبہ تیار کرنے کا وقت ہی نہیں تھا ، جس کی وجہ سے یہ اور بھی خراب ہوجاتا ہے کیونکہ اب یہ بات بالکل واضح ہوگئی ہے کہ قائد کا وقت قیمتی ہے لیکن ہر ایک کا ضیاع قبول کرنا قابل قبول ہے۔
اعلی کارکردگی کا مظاہرہ کرنے والی تنظیمیں صحیح لوگوں کے ساتھ صحیح وقت پر صحیح ملاقاتیں کرتی ہیں۔ وہ اس وقت کا احترام کرتے ہیں جب ملازمین اجلاسوں میں سرمایہ کاری کرتے ہیں اور اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ اس کو نتیجہ خیز استعمال میں لایا جائے۔
وقت کے معاملات کو شروع کرنا اور اختتام کرنا ، جیسا کہ میٹنگ میں وقت کو منصفانہ انداز میں بانٹنا ہے۔ اس سے بھی زیادہ اہم بات یہ ہے کہ غور و فکر کرنے والے رہنما اجلاسوں کا شیڈول بنانے کے لئے کام کرتے ہیں جو دوسرے کاموں میں خلل کو کم کرتے ہیں اور غیر ضروری شرکاء کو تکلیف سے بچتے ہیں۔
آپ ملاقاتوں کو کس طرح طے کرتے ہیں اس میں احترام پیدا کرنے کے پانچ طریقے یہ ہیں۔
1. ٹیسک سوئچنگ ٹائم کو کم سے کم کرنے کے ل natural قدرتی منتقلی کے اوقات میں میٹنگوں کا شیڈول بنائیں۔
موثر شیڈولنگ ملاقاتوں کے دوران توجہ کو بہتر بناتا ہے ، ٹاسک سوئچنگ لاگت کو کم کرتا ہے ، اور دوسرے کاموں کے لئے نتیجہ خیز وقت میں اضافہ کرتا ہے۔ ٹاسک سوئچنگ میں وہ وقت ہوتا ہے جو آپ کی توجہ کو ایک کام سے دوسرے کام کی طرف موڑنے اور دوبارہ توجہ مرکوز کرنے میں لے جاتا ہے۔ ٹاسک سوئچنگ ٹائم پینلٹی دن سے کہیں زیادہ 10 سے 50 منٹ تک کہیں بھی نکل سکتی ہے۔
صبح کے وقت ملاقاتیں ، دوپہر کے وقفے سے عین قبل ، اور دن کے اختتام پر ایسے وقتوں کے ساتھ سیدھ ہوجاتی ہیں جب کام پہلے ہی قدرتی طور پر خلل پڑ جاتا ہے۔ اس سے ہر ایک اجلاس میں دو کے بجائے ٹاسک سوئچنگ میں خلل پیدا ہوتا ہے۔
2. تیاری کے لئے مناسب وقت کے ساتھ میٹنگوں کا شیڈول بنائیں.
میٹنگ میں وقت کو نتیجہ خیز اور مرکوز رکھنے کے ل everyone ، سب کو تیار رہنے کی ضرورت ہوگی۔ انہیں ایجنڈے کا جائزہ لینے ، کسی بھی رپورٹ کو پڑھنے اور ان سوالات پر غور کرنے کے ل time وقت کی ضرورت ہوگی۔
کم سے کم دو دن پہلے طے شدہ ملاقاتیں لوگوں کو تیار ہونے کا وقت دیتی ہیں۔
3. منتقلی کے لئے ملاقاتوں کے درمیان وقت چھوڑ دیں.
پیداواری میٹنگیں وقت پر شروع ہوتی ہیں ، جو ناممکن ہوجاتا ہے جب لوگوں کو ایک میٹنگ چھوڑنے اور اگلی ملاقات کے لئے وقت درکار ہوتا ہے۔
متعدد ملاقاتوں والے دنوں میں ، اگلی میٹنگ کے آغاز سے کم از کم 10 منٹ قبل میٹنگوں کا شیڈولنگ یقینی بناتا ہے کہ لوگوں کو فضل سے منتقلی کا وقت مل جاتا ہے۔ یہ بہت کم وقت ہے کہ آپ ریسٹ روم میں جلدی سفر کریں اور کچھ ضروری پیغامات واپس کریں ، جس سے ہر ایک کی توجہ مرکوز کرنے کی صلاحیت میں بہت فرق پڑتا ہے۔
4. پورے یا آدھے دن بلاک کریں جیسا کہ 'کوئی میٹنگ نہیں' ہے۔
اعلی کارکردگی کا مظاہرہ کرنے والے افراد باقاعدگی سے اپنے کام کے لئے وقت روک دیتے ہیں۔ وقت کو مسدود کرنے کے نام سے جانا جاتا ہے ، آپ پورے گروپ میں اس فائدہ کو نامزد میٹنگ فری فوکس ٹائم کے ساتھ ضرب دے سکتے ہیں۔
اس سے ہر ایک کو یہ معلوم ہوتا ہے کہ وہ ہر ہفتہ انفرادی کام کرانے کے ل. مسلسل کئی گھنٹوں کے حساب سے گن سکتے ہیں ، جس سے منصوبہ بندی کرنا آسان ہوجاتا ہے ، اضطراب کم ہوتا ہے اور پیداوری میں اضافہ ہوتا ہے۔ یہ خاص طور پر علم کے کارکنوں کے لئے کلیدی حیثیت رکھتا ہے جنھیں اپنا بہترین کام کرنے اور 'بہاؤ میں پڑنے' کے لئے بلا تعطل وقت کے بڑے بلاکس کی ضرورت ہوتی ہے۔
مثال کے طور پر ، ہماری ٹیم منگل اور جمعہ دونوں ملاقاتوں سے پاک ہے۔
5. اجلاسوں کو اختیاری بنائیں۔
آخر میں ، ہر ایک کے وقت کا احترام کرنے کا آسان ترین طریقہ یہ ہے کہ اس وقت کا بہترین استعمال کرنے کے بارے میں ان کے فیصلے کا احترام کیا جائے۔ اگر آپ کی ٹیم کو لگتا ہے کہ بہت ساری ملاقاتیں ہورہی ہیں تو ، انہیں بتائیں کہ وہ کسی بھی میٹنگ سے باہر نکل سکتے ہیں جس کو وہ اپنے کام کے لئے غیر ضروری سمجھتے ہیں۔
اور ، اگر وہ محسوس کرتے ہیں کہ کوئی میٹنگ نتیجہ خیز نہیں ہے تو ، 'دو پیروں کے قانون' کو گلے لگائیں۔ جب آپ کو احساس ہو کہ یہ آپ کے وقت کا اچھا استعمال نہیں ہے تو خاموشی سے میٹنگ چھوڑنا ٹھیک ہوجاتا ہے۔
اگر آپ کی تنظیم غیر نتیجہ خیز ملاقاتوں کو کیلنڈر سے دور رکھنے کے لئے جدوجہد کرتی ہے تو ، ان میں سے کچھ نکات پر عملدرآمد کرنا ہی پالیسیوں کا احترام کا ایک طاقتور پیغام بھیجے گا۔ جب آپ میٹنگوں کا شیڈول بنانے کے لئے کام کرتے ہیں جو ہر ایک کے وقت کا احترام کرتے ہیں تو ، آپ کو زیادہ مصروف اور وفادار ملازمین کے ذریعہ فائدہ ہوگا جو اس وقت کو آپ کے لئے کام کرنے میں لگائیں گے۔
