اگر آپ اپنا MBA حاصل کرنے کے لئے بزنس اسکول جاتے ہیں تو ، آپ کو اس تصور کے بارے میں معلوم ہوگا کہ 'کنٹرول آف اسپین' کے نام سے جانا جاتا ہے۔ مختصرا، ، کنٹرول کے دورانیے کا مطلب یہ ہے کہ کسی ایک مینیجر سے کتنے ملازمین براہ راست انہیں اطلاع دے سکتے ہیں۔
متعدد تعلیمی مطالعات کی بنیاد پر جنہوں نے اس موضوع پر تحقیق کی ہے ، کسی بھی مینیجر کے لئے براہ راست اطلاعات کی زیادہ سے زیادہ تعداد خوش قسمت نمبر سات ، جمع یا منفی چند ہونی چاہئے۔
لیکن جب بات آتی ہے اپنی تنظیم کو ڈیزائن کرنا ، آپ مختلف متغیرات کے ایک جوڑے کی بنیاد پر اس نمبر کو ایڈجسٹ کرنا چاہتے ہو۔ ہوسکتا ہے کہ آپ کا کنٹرول کم یا زیادہ ہو۔ مثال کے طور پر ، ہم جانتے ہیں کہ 'چاپلوسی' تنظیموں کے منیجروں کے پاس زیادہ براہ راست رپورٹس ان لوگوں کے مقابلے میں ہوتی ہیں جو زیادہ درجہ بندی کے انتظام کے ڈھانچے میں کام کرتے ہیں۔ یہ چاپلوسی کرنے والی تنظیمیں کم رسمی ہوتی ہیں اور معلومات کا بہتر بہاؤ ہوتا ہے۔ کنٹرول کی کم مدت والی زیادہ درجہ بندی کی تنظیمیں زیادہ رسمی ہوتی ہیں۔ دوسرے لفظوں میں ، جب آپ کے مینیجروں کو کتنی براہ راست رپورٹس ہونی چاہئیں اس سوال کا جواب دینے کی بات آتی ہے تو ، جواب یہ ہے: یہ انحصار کرتا ہے ، لیکن یہ تنظیمی ڈیزائن اور ثقافت کا ایک اہم عنصر ہے ، لہذا آپ یہ فرض نہیں کرسکتے ہیں کہ یہ کام کرے گا۔ .
مجھے وضاحت کا موقع دیں.
1۔ کام کی پیچیدگی
آپ کی تنظیم میں کنٹرول کے دورانیے کا اندازہ کرنے میں سب سے پہلے متغیر یہ ہے کہ کیا جارہا ہے کام کی پیچیدگی کی سطح کو قائم کرنا۔ اگر آپ کال سینٹر چلاتے ہیں جو ہر ملازم کے لئے معیاری معمولات کا تقاضہ کرتا ہے ، مثال کے طور پر ، تو شاید کسی مینیجر کے پاس زیادہ سے زیادہ بیس یا اس سے بھی تیس افراد براہ راست اس کو اطلاع دے سکتے ہیں۔ لیکن آپ میں سے ایک پیشہ ور مشاورتی فرم چلاتے ہیں ، جہاں پروجیکٹ کے ذریعہ کام کی پیچیدگی میں تبدیلی آ جاتی ہے ، مینیجرز کام کو کم کرنے کے ل employees ملازمین کی توجہ اور وسائل حاصل کرنے کو یقینی بنانے کے ل a تھوڑے سے قابو میں زیادہ موثر ثابت ہوسکتے ہیں۔
دو ملازم کی مہارت اور تجربہ
مساوات کے پلٹائیں طرف ، آپ کو اپنے ملازمین کی مہارت کی سطح اور تجربے پر بھی غور کرنے کی ضرورت ہوگی۔ یہاں تک کہ بہترین مینیجر ملازمت پر صرف اتنے نئے افراد کی تربیت سنبھال سکتے ہیں۔ اگر ہمارے کال سینٹر کی مثال کے طور پر لوگوں کو نوکری پر لیا جاتا ہے اور کچھ ہفتوں سے بھی کم تجربہ رکھتے ہیں ، تو آپ کو بہت کم کنٹرول کی ضرورت ہوسکتی ہے کیونکہ وہ نو ملازمین ملازمت پر تربیت یافتہ ہیں۔ لیکن اگر کال سینٹر میں زیادہ تر ملازمین نے وہاں دو سے تین سال تک کام کیا ہے ، جن میں سے بہت سے افراد جنہوں نے یہاں تک کہ ہر ایک کے استعمال کے طریقہ کار بھی لکھے ہیں ، تو آپ بہت زیادہ کنٹرول کے ساتھ دور ہوجاتے ہیں۔
3۔ قابل قبول غلطی کی شرح
کنٹرول کی صحیح مدت کا پتہ لگانا بھی اس کام پر منحصر ہوتا ہے جو کام ہو رہا ہے ، خاص طور پر قابل اجازت غلطی کی شرح۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ کام کی زیادہ درست ہونے کی ضرورت ہے ، مینیجر کے پاس کم براہ راست رپورٹس ہونی چاہئیں۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ خاندانی طرز کے آرام دہ اور پرسکون ریستوراں چلاتے ہیں تو ، آپ زیادہ سے زیادہ قابو پانے میں کامیاب ہوجائیں گے کیونکہ صارفین غلطیوں کو آسانی سے برداشت کریں گے۔ یا ، بدترین صورت ، آپ کو سرور کی خرابی کی وجہ سے ہر بار کھانا مرتب کرنا پڑسکتا ہے۔ لیکن اگر آپ مشیلین کا تھری اسٹار ریسٹورنٹ چلاتے ہیں تو ، آپ کے گاہک اشرافیہ کی خدمت کے سوا کچھ نہیں برداشت کر سکتے ہیں۔ چاندی کے برتنوں اور نیپکن کی جگہ سے لے کر شراب کی نالی تک سب کچھ عین مطابق ہونے کی ضرورت ہے۔ اس طرح کے معاملے میں ، آپ کا کنٹرول کا دورانیہ بہت کم ہونا چاہئے۔
چار انتظامی تجربہ
آپ کی تنظیم کے کنٹرول کے دورانیے کا اندازہ کرنے کا ایک اور اہم عنصر یہ ہے کہ آپ اپنے قائدین کی مہارت اور تجربہ کی سطح کا اندازہ کریں۔ مثال کے طور پر ، ایک انتہائی تجربہ کار سی ای او تیرہ سے پندرہ وی پی ایس اور ڈائریکٹرز کا مؤثر طریقے سے انتظام کرسکتا ہے۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ سی ای او کے پاس کاروبار کے اندر مختلف کرداروں میں کام کرنے کا اتنا گہرا تجربہ ہے کہ وہ مؤثر رہ سکتا ہے یہاں تک کہ اگر کتاب کا نمبر کہتا ہے تو ان کا کنٹرول دورانیے سے بھی دوگنا ہے۔ دوسری طرف ، اگر آپ نے کافی حد تک نئے رہنما کو سی ای او کے کردار میں ترقی دی ہے ، تو پھر بھی آپ ابتدائی چند برسوں تک ان کے قابو میں رکھنا چاہتے ہو۔
5 متحرک ماحول
مینیجرز کو براہ راست رپورٹس کے مثالی تناسب کا تعین کرنے میں حتمی عنصر یہ ہے کہ اس بات کا اندازہ کیا جائے کہ کام یا بازار کا ماحول کتنا متحرک ہے۔ کسی نہ کسی اصول کے طور پر ، جتنی زیادہ متحرک چیزیں ہیں ، اس کا کنٹرول جتنا تنگ ہونا چاہئے۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ ٹیک انڈسٹری میں کام کرتے ہیں ، جہاں نئی مصنوعات ماہانہ یا حتی کہ ہفتہ وار سامنے آرہی ہیں ، تو آپ اپنے مینیجرز کو بہت زیادہ لوگوں کو اطلاع دے کر اوورلوڈ کرنے کا خطرہ مول لیتے ہیں۔ اس کے برعکس سچ ہے ، اگر آپ انتہائی پیش گوئی اور مستحکم ماحول میں کام کرتے ہیں۔
6۔ ٹکنالوجی کا استعمال
ٹکنالوجی کی وسیع پیمانے پر دستیابی نے مینیجرز کو اپنے کنٹرول کا دورانیہ بڑھانے کی اجازت دی ہے کیونکہ ٹولز مزید معلومات کے بہاؤ کی اجازت دیتے ہیں۔ آپ کے ساتھ باقاعدگی سے اپ ڈیٹ میٹنگز کی ضرورت نہیں ہے خورس جیسے حکمت عملی کی تعیناتی کا آلہ ہر منصوبے کو اپ ڈیٹ رکھنے کے ل. اس میں دور دراز ملازمین تک توسیع شامل ہے جسے مینیجر شاید ہی کبھی آمنے سامنے دیکھ سکے۔ لہذا اعلی ٹکنالوجی سے چلنے والی فرمیں بڑے کنٹرول کے ساتھ کام کرسکتی ہیں۔
لہذا ، جب آپ کی تنظیم کو ڈیزائن کرنے اور زیادہ سے زیادہ قابو پانے کا فیصلہ کرنے کی بات آتی ہے تو ، آپ کتاب کی سات نمبر کے ساتھ آغاز کرسکتے ہیں۔ لیکن اس سے زیادہ سوچ سمجھ کر اندازہ ہوگا کہ آپ ان پانچ متغیرات کی بنیاد پر اس تعداد میں ترمیم کریں تاکہ یہ معلوم ہو سکے کہ آپ کا جادوئی نمبر واقعی کیا ہے۔
