کچھ کاروباری افراد کے لئے ، میٹنگیں ورزش کرنے کے مترادف ہیں ، وہ تفریح نہیں کرتے ہیں لیکن آپ جانتے ہیں کہ وہ ضروری ہیں۔ کبھی کبھی ملاقاتیں جلدی اور اہم نکات پر ہوتی ہیں اور دوسری بار وہ آپ کے دن کا ایک اچھا حصہ لیتے ہیں۔ لیکن ، اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ میٹنگ کتنی دیر چلتی ہے ، سب سے اہم بات یہ ہے کہ آپ اس سے باہر ہوجائیں۔
آپ کے پاس ملنے کے لئے ڈیڈ لائن ہے ، ٹاسک کے بہت سارے کام اور انتظام کرنے کے لئے ایک پوری ٹیم۔ وقت پیسہ ہے اور اگر صحیح طریقے سے سنبھالا نہیں گیا تو ملاقاتیں بہت سارے قیمتی گھنٹے کھا سکتی ہیں۔ ٹیم کے اجلاسوں سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے میں آپ کی مدد کے ل you ، آپ اور آپ کے ملازمین اس پانچ مرحلہ ہدایت نامہ پر عمل پیرا ہوسکتے ہیں۔ آپ جلدی سے اپنے آپ کو دیکھیں گے اور آپ کی ٹیم زیادہ کثرت سے زیادہ نتیجہ خیز ملاقاتوں کی رہنمائی کرے گی۔
1. ایجنڈا تیار کریں اور تقسیم کریں۔
پہلے سے میٹنگ کے ایجنڈے کی تیاری آپ کو ٹھوس گیم پلان ترتیب دینے کی اجازت دیتی ہے۔ آپ ان تمام اہم آئٹموں کی فہرست دے سکتے ہیں جن پر آپ گفتگو کرنا چاہتے ہیں اور ان مقاصد کو جن کی آپ ملاقات کے اختتام پر ملنا چاہتے ہو۔ اس کو جامع بنائیں اور یہاں تک کہ ان چیزوں کے لئے خالی جگہیں داخل کریں جو آپ جاننا چاہتے ہو۔
ایجنڈے کے پچھلے حصے پر ، آپ ایکشن آئٹمز کے ل num نمبر والے خالی جگہوں کی ایک فہرست بناسکتے ہیں۔ اس سے ملاقات کے شرکاء کو ملاقات کے نتیجے میں ان پر عمل کرنے کی ضرورت کی کوئی بھی چیز تحریر کرنے کی اجازت ملتی ہے ، اور یہ ہر چیز کو ایک جگہ پر رکھتا ہے۔
ایجنڈا فائنل ہونے کے بعد ، اسے اپنی ٹیم کو بھیجیں۔ وہ آپ کو بالکل وہی دیکھنے کے اہل ہوں گے جس پر آپ گفتگو کرنا چاہتے ہیں ، آپ کو کیا سوالات ہوسکتے ہیں اور وہ کس طرح کے نظریات یا خدشات لانا چاہتے ہیں۔ ایک ایجنڈا سب کو منظم محسوس کرنے میں مدد دیتا ہے کہ میٹنگ کے دوران ان سے کیا توقع کی جائے اور ان سے کیا توقع کی جائے گی۔
2. ایجنڈے کے ارد گرد کی منصوبہ بندی.
ایجنڈا محض گفتگو کے نکات کی ایک فہرست ہے۔ یہ ضروری ہے کہ ہر ایک کو اجلاس کے پیش نظر ایجنڈے کا جائزہ لینا چاہئے تاکہ ہر آئٹم کے سوا سوالات ، جوابات یا مشوروں کی فہرست تیار کی جاسکے۔ ایجنڈے میں اگلی آئٹم پر آگے بڑھنے سے پہلے اس پر ہر ایک کے ساتھ بحث و مباحثہ کرنے والے موضوع پر ہر ایک رکھے گا۔
ہر عنوان کے اختتام پر سب سے پوچھیں ، 'آگے بڑھنے سے پہلے کیا کسی کے پاس کوئی سوال ہے؟' یہ موقع ہے کہ کوئی اور سوالات پیدا کریں جب کہ معلومات ہر شخص کے ذہنوں میں تازہ ہے۔
each. ہر ملاقات سے پہلے 'اندھیرے' جاؤ۔
اپنی ٹیم کی حوصلہ افزائی کریں کہ وہ اپنا ایجنڈا اپنے ساتھ رکھیں اور 'اندھیرے' ، یا خلفشار سے دور ، جدول پر تازہ کاریوں اور نئے آئیڈیا لانے پر توجہ دیں۔ مثال کے طور پر ، جب آپ ذہن سازی سے متعلق اجلاس کا فیصلہ کرتے ہیں تو ، سب سے پوچھ گچھ کے ل ideas خیالات کی فہرست تیار کرنے کے لئے اجلاس سے کچھ دیر پہلے ہی 10-15 منٹ کی دماغی طوفان کے لئے وقف کرنے کو کہیں۔ یہاں تک کہ وہ ایک تیز ریفرنس گائیڈ کے طور پر اپنے خیالات اور نوٹ اپنے ایجنڈے کی کاپی میں شامل کرسکتے ہیں۔
اس سے آپ کو اور آپ کی ٹیم کو باضابطہ اجلاس میں کودنے اور جدول کے گرد گھومتے ہوئے خیالات پر تبادلہ خیال کرنے کی اجازت دی جا while گی۔ اگلے شخص کے بولنے کے لئے طویل عرصے تک انتظار کرنے کی بجائے ، ہر ایک اپنے خیالات کے ذریعہ بات کرنے کے لئے تیار ہوجائے گا اور آپ کو اسی دن بہترین کارروائی کا فیصلہ کرنے کا زیادہ موقع ملے گا۔ کمرے میں توانائی متعدی ہوگی اور آپ یہ دیکھ کر خوش ہوں گے کہ ان ملاقاتوں سے کتنا زیادہ نتیجہ خیز ہوسکتا ہے۔
4. باہر کی خلفشار کو دور کریں۔
اہم امور پر تبادلہ خیال کے لئے ملاقاتیں ایک خاص وقت کے لئے تیار کی جاتی ہیں۔ اپنے ساتھ کوئی خارجی خلفشار ، جیسے اپنے فون یا لیپ ٹاپ کو نہ لاتے ہوئے اس وقت کا احترام کریں۔ بصورت دیگر ، ساتھی آپ کو ٹائپ کرتے ہوئے یا اپنے فون کو مستقل طور پر چیک کرتے ہوئے دیکھ سکتے ہیں کہ یہ غیر مہذب یا بے عزت ہے۔
تاہم ، کیونکہ کچھ لوگوں کو نوٹ لینے یا ای میل پر نگاہ رکھنے کے ل an الیکٹرانک ڈیوائس کی ضرورت ہوسکتی ہے ، لہذا اس بات کو یقینی بنائیں کہ خاموش سیٹنگ پر رکھیں تاکہ کوئی تیز آواز کی اطلاع موصول نہ ہو۔ نیز ، اگر آپ الیکٹرانک ڈیوائس لاتے ہیں تو ، میٹنگ کے آغاز میں سب کو بتادیں کہ آپ نوٹ لینے کے لئے اس کا استعمال کریں گے۔ آلہ نہ لانے یا لوگوں کو وقت سے پہلے انتباہ کر کے کہ آپ ڈیوائس کیوں لے رہے ہیں ، ساتھیوں کو سوچنے سے بچائے گا کہ کیا آپ توجہ دے رہے ہیں۔
5. اہم راستوں کو دہرا کر میٹنگوں کا خاتمہ کریں۔
جلسہ کے قائد کی حیثیت سے ، اہم اجلاسوں کو فوری طور پر خلاصہ کرنے کے لئے ہر میٹنگ کے آخری پانچ منٹ استعمال کرنا یقینی بنائیں۔ اس سے معلومات کے کرسٹل کو اہم ترین بنانے میں مدد ملتی ہے۔ اگلی میٹنگ تک ہر ایک سے کیا کرنا یا پیش کرنے کی توقع کی جاتی ہے اس کو دہرانا ایک میٹنگ کو سمیٹنے اور سب کو کام پر لانے کا ایک عمدہ طریقہ ہے۔
ملاقاتوں سے فائدہ اٹھانا بنیادی ترجیح ہونی چاہئے ، ان چیزوں کے لئے ملاقاتیں نہ کریں جن پر آپ فون یا ای میل پر جلدی سے تبادلہ خیال کرسکتے ہیں۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ اہم مباحثے کے موضوعات اور اعلی پیداوری کے ل your آپ کی ملاقاتیں مرتب کی گئیں۔ اپنی ٹیم کو مدد کریں کہ آپ اس وقت مل کر کام کرنے اور منصوبوں کو آسانی سے آگے بڑھنے کیلئے دانشمندی کے ساتھ استعمال کریں۔
