کیا آپ ذاتی معاونین کی خدمات حاصل کر رہے ہیں جو؟ محفوظ کریں آپ کا وقت یا آپ کے لئے کس کا خرچ
حال ہی میں ، میں نے اپنے پینتیس بزنس کوچنگ گاہکوں کو جیکسن ہول ، وومنگ ، جہاں میں رہتا ہوں ، میں نجی اعتکاف کے لئے مدعو کیا۔ جب ہم کسی نے مجھ سے اس کے بارے میں پوچھا تو ہم قیادت کے مختلف پہلوؤں پر تبادلہ خیال کر رہے تھے۔ کاروبار کے مالکان اپنے لئے اور اپنی کمپنیوں کے لئے اسٹریٹجک فوائد اور پیش رفت کے نتائج پیدا کرسکتے ہیں۔ وقت کا انتظام .
اس سوال نے ان بہترین طریقوں کے بارے میں ایک زندہ دل گفتگو کا اشارہ کیا جو ہم میں سے ہر ایک نے اپنے وقت کو فائدہ اٹھانے کے ل. پایا تھا۔ اور یہ واضح ہو گیا کہ غیر معمولی کامیاب کاروباری افراد جن کے پاس ہمارے پاس اس کمرے میں تھا وہ قیمتی وقت ضائع کررہے ہیں کیونکہ ان کے معاونین اتنے اہل نہیں تھے یا ان کو مطلوبہ کام کرنے کے لئے کافی طاقت نہیں رکھتے تھے۔ لہذا میں نے مددگاروں کی خدمات حاصل کرنے کی اہمیت کے بارے میں بات کرنا شروع کی جو آپ کی ضروریات کو بہترین انداز میں پیش کرتا ہے۔ - اور آپ ان کی مدد کرنے میں کیا کر سکتے ہیں۔
مختلف کمپنیوں اور مختلف شہروں میں پچیس سالوں میں ، میرے پاس ایسے معاون تھے جنہوں نے میرے دفتر سے کام کیا ہے ، مددگار جنہوں نے دور سے لیکن مقامی طور پر کام کیا ہے ، اور اسسٹنٹ جنہوں نے مجھ سے ایک ہزار میل دور لفظی طور پر کام کیا ہے۔ اس عمل میں ، میں نے دریافت کیا ہے کہ معاونین کی واقعی چار سطحیں ہیں۔ اور یہ کہ صحیح وقت کے معاون کی خدمات حاصل کرنا آپ کے وقت کے فائدہ کے ل. بہت ضروری ہے۔
سطح 1: گوفر
اس پہلے درجے کے معاونین کو براہ راست ہدایتوں اور قریبی نگرانی کی ضرورت ہے۔ وہ اشیاء کو نقطہ A سے نقطہ B میں منتقل کرسکتے ہیں۔ وہ آپ کی طرف سے ای میل بھیج سکتے ہیں - جب بالکل بتایا جائے کہ کیا لکھنا ہے۔ وہ نقلیں لے سکتے ہیں اور دستاویزات اسکین کرسکتے ہیں اور وہ دستاویزات فولڈرز میں آپ کی ہدایت کے مطابق فائل کرسکتے ہیں۔ گوفرز کے ذریعہ ، آپ انہیں ہر راستے میں سمت دے رہے ہیں
تو آپ بچاتے ہیں کچھ وقت کے آخر کار ، آپ کا گوفر وہ ہے جو اصل میں ہے کر رہا ہے کام - لیکن ، واقعتا ، آپ کو ان کے لئے ان کی ساری سوچ کرنی ہوگی۔ جو آپ کو گوفر کے ساتھ کام کرکے واقعی فائدہ اٹھا سکتا ہے اس وقت کی ایک سخت حد ڈال دیتا ہے۔
یہ ظاہر ہے کہ اس قسم کا ذاتی معاون نہیں ہے جس کے لire آپ کو خدمات حاصل کرنا چاہ.۔
سطح 2: انتظامی معاون
انتظامی معاون یا 'ایڈمن' کوئی ایسا شخص ہے جو بہت سارے کاموں کو اچھ handleی طرح سے سنبھال سکتا ہے ، جب تک کہ ان کے لئے کوئی واضح عمل طے کیا جاتا ہے اور وہ کام اس کی حدود کے اندر رہتے ہیں جس کی وہ توقع کر رہے ہیں یا وہ کیا سنبھال رہے ہیں۔ .
اچھی خبر یہ ہے کہ منتظمین گوفرز کے مقابلے میں کافی زیادہ خود مختار ہیں۔ ایڈمنز آپ کے وقت کا فائدہ اٹھانے میں واقعی اس وقت تک مدد کرسکتے ہیں جب تک وہ معلوم نتائج حاصل کرنے کے لئے معلوم عمل اور طریقہ کار پر عمل پیرا ہوں۔ وہ ٹھوس ، وضاحتی کاموں کے ساتھ ایکسل کرتے ہیں
لیکن جب چیزیں مبہم ہوجاتی ہیں تو وہ پریشانی میں پڑ جاتے ہیں۔ جب ان سے ایسے کاموں کو سنبھالنے کے لئے کہا جاتا ہے جہاں کامیابی کی ضمانت نہیں ہے۔ وہ گڑبڑ کے بارے میں خوفزدہ ہوجاتے ہیں۔ وہ غلطی کرنے پر خوفزدہ ہوجاتے ہیں۔ کیونکہ وہ جانتے ہیں کہ انھیں اپنی غلطیوں کا ذمہ دار ٹھہرایا جائے گا۔ وہ مصیبت میں پڑ سکتے ہیں۔ بس یہی وہ اپنی صوابدید کو استعمال کرنے سے گریزاں ہیں۔
لہذا منتظمین گوفرز کے مقابلے میں آپ کے زیادہ سے زیادہ وقت میں فائدہ اٹھانے میں مدد کرسکتے ہیں ، لیکن وہ ان کاموں سے باز آ جائیں گے جہاں مدد انتہائی قیمتی ہوسکتی ہے۔
سطح 3: ایگزیکٹو اسسٹنٹ
ایگزیکٹو اسسٹنٹس کو غیر یقینی صورتحال سے دوچار نہیں کیا جاتا ہے۔ وہ غیر واضح اسائنمنٹ لے سکتے ہیں اور اصل حد تک یہ معلوم کرسکتے ہیں کہ کچھ حدود میں ، اس کو کیسے کام کرنا ہے۔ وہ کام سنبھال سکتے ہیں جو ہیں خاکہ تیار کیا ہونے کی بجائے انجینئر آؤٹ۔
انجنیئرڈ اسائنمنٹ - اسائنمنٹس کی وہ قسمیں جن کے ساتھ انتظامی معاونین سب سے زیادہ راحت محسوس کرتے ہیں - واقعی اچھی طرح سے عمل میں آتے ہیں۔ ضروری اقدامات واضح طور پر پہلے ہی رکھے گئے ہیں۔
اس کے برعکس ، جب آپ ایگزیکٹو اسسٹنٹ کو اسکیچ آؤٹ اسائنمنٹ دیتے ہیں تو ، آپ عام طور پر کچھ ایسا ہی کہیں گے ، ' یہ ہے جس کو میں پورا کرنے کی کوشش کر رہا ہوں۔ یہاں ایک جوڑے ہیں کھیل میں متغیر. یہاں کچھ ایسی چیزیں ہیں جن پر آپ غور کرنا چاہتے ہیں . تم باقی جانیں '
ایگزیکٹو اسسٹنٹ انتہائی خودمختار ہیں۔ انہیں صرف آپ کی درخواستوں کے سیاق و سباق کو سمجھنے میں مدد کی ضرورت ہے۔ آپ کو آپ کی طرف سے اچھے فیصلے کرنے میں مدد کے ل They انھیں معلومات کی ایک خاص مقدار کی ضرورت ہے۔ انہیں آپ کی توقعات اور ترجیحات کو بتانے کی ضرورت ہے۔
مثال کے طور پر ، جب بات کرنے کی بات آتی ہے تو ، آپ انہیں یہ بتانا چاہیں گے کہ آپ کون سا حالات کے تحت ہوائی جہاز کی خدمت کے اعلی طبقے میں اپ گریڈ کرنا پسند کرتے ہیں ، آپ کس طرح کے ہوٹلوں کو پسند کرتے ہیں اور آپ کس قسم کے محلے میں رہنا پسند کرتے ہیں۔
اس تناظر میں اور بھی گہرا جاسکتا ہے۔ میرے حصے کے لئے ، میں اپنے ان باکس میں اپنے ایگزیکٹو اسسٹنٹ رکھنا چاہتا ہوں۔ جزوی طور پر یہ مددگار ہے کیونکہ اس سے مجھے ای میلوں کی تعداد کم ہوتی ہے جو مجھے سنبھالنے کی ضرورت ہے: اگر مجھے ایک دن میں سو ای میلز ملیں تو میں یہ کہوں گا کہ میرا ایگزیکٹو اسسٹنٹ ان میں سے پچاس سے ستر کو ہینڈل کرتا ہے ، دوبارہ تقسیم کرتا ہے یا حذف کرتا ہے۔
لیکن اس کا وہاں ہونا بھی مددگار ہے کیونکہ وہ میرے کاروبار کا تناظر دیکھتی ہے۔ کیوں کہ وہ جانتی ہے کہ میں کس پر کام کر رہا ہوں اور کس کے ساتھ ہوں ، اس کے بارے میں وہ بہتر فیصلے کرسکتی ہے کہ مجھ سے ملاقات کس کو کرنی چاہئے۔ مثال کے طور پر ، اگر وہ دیکھتی ہے کہ میں جو کے ساتھ کسی خاص پروجیکٹ کے بارے میں بہت سی ای میلز کا تبادلہ کرتا ہوں اور پھر جو ملاقات کے لئے کہتی ہے اور کہتی ہے کہ اس کو کسی مقررہ تاریخ سے پہلے ہونے کی ضرورت ہے تو وہ اس بات کا تعین کر سکتی ہے کہ اس منصوبے کے لئے واقعی اہم ہے میں اور یہ کہ شاید ملاقات بھی ہو۔ لہذا وہ اس میٹنگ کو میرے لئے مرتب کرنے کے لئے پہل کرے گی اور صرف اس اثر پر مجھے ایک نوٹ بھیج دے گی ، ' جو نے کہا کہ اسے واقعی آخری تاریخ سے پہلے ہی آپ سے ملنے کی ضرورت تھی ، لہذا میں اس کو 2: 45 سے 3: 15 تک آدھے گھنٹے کے لئے فٹ رکھوں گا۔ '
ایگزیکٹو اسسٹنٹس واقعی آپ کو اپنا وقت فائدہ اٹھانے میں مدد فراہم کرسکتے ہیں ، جب تک کہ آپ انہیں اچھا سیاق و سباق دیں۔
لیول 4: چیف آف اسٹاف یا ایگزیکٹو آفیسر
آخر کار ہمارے پاس چیف آف اسٹاف ہے - یا ، فوج میں ، ایگزیکٹو آفیسر۔ یہ معاون آپ کی کاروباری سرگرمیوں کے لئے ذاتی سی او او کی طرح ہے۔ وہ آپ کے مقاصد کو سمجھتے ہیں۔ وہ جانتے ہیں کہ تمام اہم کھلاڑی کون ہیں۔ اور وہ زیادہ سے زیادہ - یا اس سے بھی زیادہ - آپ کے کاندھوں سے انتظامی بوجھ اتارتے ہوئے خود ہی نتائج حاصل کرنے کے اہل ہیں۔
چیف آف اسٹاف پہل کرے گا اور در حقیقت آپ کی طرف سے آپ کی براہ راست رپورٹس کے ساتھ اس کی پیروی کرے گا۔ اگرچہ انتظامیہ یا ایگزیکٹو اسسٹنٹ کسی میٹنگ میں نوٹ لے سکتے ہیں ، آپ کا چیف آف اسٹاف ایسی اشیاء تلاش کرے گا جن کی پیروی کرنے کی ضرورت ہے اور وہ خود اس کی پیروی کریں گے۔ آپ کا چیف آف اسٹاف میٹنگ کے بعد سنڈی کے ساتھ واپس چکر لگائے گا تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جاسکے کہ واقعی اس نے ان چاروں چیزوں کو صاف طور پر بند کیا ہے اور پھر دو دن بعد چیک کریں کہ وہ ان پر کیسی چل رہی ہے۔
بدقسمتی سے ، زیادہ تر لوگ گوفرز اور انتظامی معاونین کی خدمات حاصل کرتے ہیں۔ وہ لوگ جو صرف واضح طور پر انجام دیئے گئے کاموں میں ہی مدد کرسکتے ہیں۔ لیکن بزنس مالکان کی حیثیت سے ، ہم میں سے بیشتر بہت زیادہ عمل پر مبنی نہیں ہیں۔ ہم ایسی دنیا میں رہتے ہیں جو فجی ہے۔ اور اس لئے ہمیں واقعتا need کم از کم ایک ایگزیکٹو اسسٹنٹ کی ضرورت ہے جو زیادہ مبہم حالات کو سنبھال سکے۔
اور جب کہ چیف آف اسٹاف بہت اچھا ہے ، آپ عام طور پر انہیں صرف مڈ ٹوپی اور بڑی کمپنیوں میں ہی پائیں گے۔ اگر آپ کی کمپنی چھوٹی ہے تو ، آپ کی ٹیم میں شاید ایک چیف آف اسٹاف ٹائپ شخص ہوگا ، لیکن وہ آپ کو خصوصی طور پر تفویض نہیں کیا جائے گا۔ اس کے بجائے وہ آپ کی کاروائیاں چل سکتے ہیں ، یا ، اگر آپ کا کاروبار قدرے بڑا ہو تو ، وہ آپ کا سی او او ہوسکتے ہیں۔
اور یہ بھی ایک اہم بات نوٹ کرنا ہے کہ یہ عنوانات صوابدیدی ہیں۔ بہت سارے افراد جن کا نام 'ایگزیکٹو اسسٹنٹس' ہے ، واقعی محض گوفر ہیں۔ اور گوفرز کی خدمات حاصل کرنے والے بہت سارے لوگ واقعی ایگزیکٹو اسسٹنٹ کی سطح پر پرفارم کرتے ہیں۔ (بعد میں تفریحی دنیا میں خاص طور پر عام ہے۔)
لہذا ، جیسا کہ آپ اپنے اگلے اسسٹنٹ کی خدمات حاصل کرنے کے بارے میں سوچتے ہیں ، اس پر غور کریں کہ آپ کو کس قسم کے معاون کی ضرورت ہے۔ اور ، جو بھی فیصلہ کریں ، انٹرویو کے دوران ان خصوصیات کو ڈھونڈیں۔
آخر میں ، ایک بونس کے حامی نوکات: کسی کو تھوڑی تھوڑی زیادہ قابلیت کے ساتھ ملازمت پر رکھو جس سے آپ کو لگتا ہے کہ آپ کو ضرورت ہوگی۔ بہر حال ، آپ چاہتے ہیں کہ آپ کی کمپنی ترقی کرے ، نہیں؟
اگر آپ نے اپنے اشتراک کردہ آئیڈیوں سے لطف اندوز کیا تو ، پھر میں آپ کو میری نئی کتاب کی مفت کاپی ڈاؤن لوڈ کرنے کی ترغیب دیتا ہوں ، کاروبار بنائیں ، ملازمت نہیں . یہاں کلک کریں مکمل تفصیلات کے ل and اور اپنی تعریفی کاپی حاصل کرنے کے ل.۔
