امریکی ملازمین اوسطا، تقریبا about خرچ کرتے ہیں ایک چوتھائی ورک ویک کامنگ کے ذریعے سیکڑوں ای میلز .
اس حقیقت کے باوجود کہ ہم اپنے جوابی بٹنوں پر چپکے ہوئے ہیں ، کیریئر کے کوچ باربرا پیچٹر کا کہنا ہے کہ کافی تعداد میں پیشہ ور افراد ابھی تک نہیں جانتے کہ ای میل کا مناسب طریقے سے استعمال کس طرح کریں۔
ہم پڑھ رہے ہیں اور لکھ رہے ہیں ان پیغامات کی سراسر مقدار کی وجہ سے ، ہم شرمناک غلطیاں کرنے کا زیادہ خطرہ رکھتے ہیں اور ان غلطیوں کے سنگین نتائج برآمد ہو سکتے ہیں۔
پیچچر نے اپنی کتاب میں جدید ای میل آداب کی بنیادی باتوں کا خاکہ پیش کیا ہے۔ کاروباری آداب کے لوازم ' ہم نے اس سے بات کی ، اور آپ کو جاننے کے لئے درکار انتہائی ضروری قواعد نکالے۔
ویوین جیانگ اور راچیل شوگر نے اس مضمون کے پہلے ورژن میں حصہ لیا۔
1. ایک واضح ، براہ راست مضمون کی لائن شامل کریں
اچھے موضوع کی لائن کی مثالوں میں 'ملاقات کی تاریخ کو تبدیل کر دیا گیا ،' 'آپ کی پیش کش کے بارے میں فوری سوال' ، یا 'تجویز کے لئے تجاویز' شامل ہیں۔
پیچٹر کا کہنا ہے کہ 'لوگ اکثر فیصلہ کرتے ہیں کہ موضوع کی لکیر پر مبنی ای میل کھولنا ہے یا نہیں۔ 'ایک ایسا انتخاب کریں جس سے قارئین کو معلوم ہو کہ آپ ان کے خدشات یا کاروباری مسائل کو حل کر رہے ہیں۔'
2. ایک پیشہ ور ای میل ایڈریس کا استعمال کریں
اگر آپ کسی کمپنی کے لئے کام کرتے ہیں تو آپ کو اپنی کمپنی کا ای میل پتہ استعمال کرنا چاہئے۔ لیکن اگر آپ ذاتی ای میل اکاؤنٹ کا استعمال کرتے ہیں - چاہے آپ خود ملازمت رکھتے ہو یا کام سے متعلقہ خط و کتابت کے لئے کبھی کبھار اسے استعمال کرنے کی طرح۔ - پتے کا کہنا ہے کہ۔
آپ کے پاس ہمیشہ ایک ای میل ایڈریس ہونا چاہئے جو آپ کا نام پہنچائے تاکہ وصول کنندہ کو بخوبی معلوم ہو کہ ای میل کون بھیج رہا ہے۔ کبھی بھی ای میل پتوں (شاید آپ کے گریڈ اسکول کے دنوں کی باقیات) کا استعمال نہ کریں جو کام کے مقام پر استعمال کے ل appropriate مناسب نہیں ہیں ، جیسے 'بیبی گرل @ ...' یا 'بیئر لیور @ ...' - چاہے آپ کتنا پیار کرتے ہو کولڈ مرکب.
'. 'سب کو جواب' مارنے سے پہلے دو بار سوچئے
کوئی بھی 20 افراد کی ای میلز نہیں پڑھنا چاہتا ہے جس کا ان سے کوئی تعلق نہیں ہے۔ ای میلوں کو نظرانداز کرنا مشکل ہوسکتا ہے ، بہت سارے لوگوں کو اپنے اسمارٹ فونز پر نئے پیغامات کی اطلاعات ملنے یا اپنے کمپیوٹر اسکرینوں پر پاپ اپ پیغامات کی توجہ ہٹانے کے ساتھ۔ پیچٹر کے بقول ، جب تک کہ آپ واقعی میں فہرست میں شامل ہر فرد کو ای میل موصول کرنے کی ضرورت نہیں سوچتے ، تب تک 'سب کو جواب دیں' کو مارنے سے گریز کریں۔
4. ایک دستخط بلاک شامل کریں
فراہم کریں آپ کا قاری آپ کے بارے میں کچھ معلومات کے ساتھ ، پیچٹر نے مشورہ دیا۔ 'عام طور پر ، اس میں آپ کا پورا نام ، ٹائٹل ، کمپنی کا نام ، اور آپ کے رابطے سے متعلق معلومات ، بشمول ایک فون نمبر درج ہوگا۔ آپ اپنے لئے تھوڑی سی تشہیر بھی شامل کرسکتے ہیں ، لیکن کسی بھی اقوال اور آرٹ ورک سے زیادہ آگے نہیں بڑھتے ہیں۔ '
وہ کہتے ہیں ، باقی ای میل کی طرح ایک ہی فونٹ ، ٹائپ سائز اور رنگ استعمال کریں۔
5. پیشہ ور سلامی کا استعمال کریں
'ارے تم لوگ' ، 'یو ،' یا 'ہائے لوگ' جیسے متعدد بول چال کے الفاظ استعمال نہ کریں۔
وہ کہتے ہیں ، 'ہماری تحریروں کی نرمی والی فطرت کسی ای میل میں سلام کو متاثر نہیں کرے گی۔ ' ارے ایک بہت ہی غیر رسمی سلام ہے اور عام طور پر اسے کام کی جگہ پر استعمال نہیں کرنا چاہئے۔ اور مجھے یا تو ٹھیک نہیں ہے۔ استعمال کریں ہائے یا ہیلو اس کے بجائے
وہ کسی کا نام مختصر کرنے کے خلاف بھی مشورے دیتی ہیں۔ 'ہائ مائیکل' کہیں ، جب تک کہ آپ کو یقین نہ ہو کہ وہ 'مائک' کہلانے کو ترجیح دیتے ہیں۔
6. صریحاla اشجاعی نکات کا استعمال کریں
پیچٹر کا کہنا ہے کہ اگر آپ کسی عجیب و غریب مقام کو استعمال کرنے کا انتخاب کرتے ہیں تو ، جوش و خروش کے اظہار کے لئے صرف ایک ہی استعمال کریں۔
'بعض اوقات لوگ ان سے دور ہوجاتے ہیں اور اپنے جملے کے اختتام پر متعدد عجیب و غریب نقاط ڈال دیتے ہیں۔ وہ لکھتی ہیں کہ نتیجہ بہت ہی جذباتی یا نادان ہوسکتا ہے۔ تحریری طور پر صریحا points نکات کو استعمال کرنا چاہئے۔
7. مزاح سے محتاط رہیں
ہنسی مذاق لہجے اور چہرے کے تاثرات کے بغیر آسانی سے ترجمہ میں کھو جاتا ہے۔ پیشہ ورانہ تبادلے میں ، ای میلز سے ہنسی مذاق چھوڑنا بہتر ہے جب تک کہ آپ وصول کنندہ کو اچھی طرح سے نہ جان لیں۔ نیز ، کوئی ایسی چیز جس کے بارے میں آپ کو مضحکہ خیز لگتا ہے وہ کسی اور کے لئے مضحکہ خیز نہیں ہوسکتی ہے۔
پیچٹر کہتے ہیں: 'جب کچھ بولا جاتا ہے تو کچھ مضحکہ خیز سمجھا جاتا ہے جب لکھا جاتا ہے تو بہت مختلف انداز میں آسکتا ہے۔ جب شک ہو تو اسے چھوڑ دو۔ '
8. جانتے ہو کہ مختلف ثقافتوں سے تعلق رکھنے والے افراد مختلف طرح سے بولتے اور لکھتے ہیں
غلط استعمال کرنے کی وجہ سے آسانی سے واقع ہوسکتا ہے ثقافتی اختلافات ، خاص طور پر تحریری شکل میں جب ہم ایک دوسرے کی باڈی لینگویج نہیں دیکھ سکتے ہیں۔ اپنے پیغام کو وصول کنندگان کے ثقافتی پس منظر یا اس سے کتنا اچھی طرح جانتے ہو۔
پیچٹر کا کہنا ہے کہ ذہن میں رکھنے کا ایک اچھا قاعدہ یہ ہے کہ اعلی سیاق و سباق (جاپانی ، عرب ، یا چینی) آپ کے ساتھ کاروبار کرنے سے پہلے آپ سے واقف ہونا چاہتے ہیں۔ لہذا ، ان ممالک سے تعلق رکھنے والے کاروباری ساتھیوں کے لئے ان کی تحریروں میں زیادہ ذاتی رہنا عام ہوسکتا ہے۔ دوسری طرف ، کم سیاق و سباق کے لوگ (جرمن ، امریکی ، یا اسکینڈینیوائی) بہت تیزی سے اس مقام پر پہنچنے کو ترجیح دیتے ہیں۔
9. اپنی ای میلز کو جواب دیں - چاہے ای میل آپ کے لئے نہیں تھا
پیچٹر کا کہنا ہے کہ آپ کو کبھی بھیجیے گئے ہر ای میل پیغام کا جواب دینا مشکل ہے ، لیکن آپ کو کوشش کرنی چاہئے۔ اس میں شامل ہے جب غلطی سے آپ کو ای میل بھیجا گیا تھا ، خاص طور پر اگر مرسل جواب کی امید کر رہا ہو۔ جواب ضروری نہیں ہے لیکن اچھے ای میل کے آداب کی طرح کام کرتا ہے ، خاص طور پر اگر یہ شخص آپ کی طرح اسی کمپنی یا صنعت میں کام کرتا ہے۔
یہاں ایک مثال کا جواب ہے: 'مجھے معلوم ہے کہ آپ بہت مصروف ہیں ، لیکن مجھے نہیں لگتا کہ آپ نے یہ ای میل مجھے بھیجنا ہے۔ اور میں آپ کو بتانا چاہتا تھا تاکہ آپ اسے صحیح شخص کے پاس بھیج سکیں۔ '
10. آخری ای میل ایڈریس شامل کریں
پیچٹر کا کہنا ہے کہ 'آپ اپنے پیغام کو لکھنے اور اس کی تصدیق کرنے سے پہلے غلطی سے کوئی ای میل نہیں بھیجنا چاہتے۔ 'یہاں تک کہ جب آپ کسی پیغام کا جواب دے رہے ہو ، تو یہ بہتر احتیاط ہے کہ وصول کنندہ کا پتہ مٹا دیں اور اسے داخل کریں تب ہی جب آپ کو یقین ہو کہ پیغام بھیجنے کے لئے تیار ہے۔'
11. ہر پیغام کی تصدیق کریں
آپ کی غلطیوں کو آپ کے ای میل کے وصول کنندگان کا دھیان نہیں رکھا جائے گا۔ 'اور ، وصول کنندہ کے لحاظ سے ، آپ کو ان کو بنانے کے بارے میں فیصلہ کیا جاسکتا ہے ،' پیچچر کا کہنا ہے۔
ہجے چیک پر بھروسہ نہ کریں۔ اپنے ای میل کو بھیجنے سے پہلے کچھ اوقات بلند آواز میں پڑھیں اور اسے دوبارہ پڑھیں۔
پیچٹر کا کہنا ہے کہ 'ایک سپروائزر نے لکھا تھا کہ' تکلیف کے لئے معذرت خواہ ہوں '۔ 'لیکن اس نے اپنی ہجے کی جانچ پڑتال پر بھروسہ کیا اور لکھنا ختم کیا' بے ضابطگی پر معذرت۔ ''
12. ڈبل چیک کریں کہ آپ نے درست وصول کنندہ کا انتخاب کیا ہے
پیچٹر کا کہنا ہے کہ ای میل کی 'ٹو' لائن پر اپنی ایڈریس بک سے نام ٹائپ کرتے وقت محتاط توجہ دیں۔ 'غلط نام کا انتخاب کرنا آسان ہے ، جو آپ اور غلطی سے ای میل موصول کرنے والے شخص کے لئے شرمناک ہوسکتا ہے۔'
13. اپنے فونٹس کو کلاسیکی رکھیں
جامنی کامک سانس کے پاس ایک وقت اور جگہ ہے (ہوسکتا ہے؟) لیکن کاروباری خط و کتابت کے ل، ، اپنے فونٹ ، رنگ اور سائز کو کلاسیکی رکھیں۔
بنیادی اصول: آپ کے ای میلز کو دوسرے لوگوں کے ل read پڑھنا آسان ہونا چاہئے۔
'عام طور پر ، بہتر ہے کہ 10- یا 12 نکاتی قسم اور پڑھنے میں آسانی سے فونٹ جیسے ایریل ، کیلبری ، یا ٹائمز نیو رومن ، استعمال کریں۔' رنگ کے لئے ، سیاہ سب سے محفوظ انتخاب ہے۔
14. جب تک کہ وصول کنندگان کا نام چھوٹا نہ کریں جب تک کہ وہ آپ سے نہ کہیں
' میرا نام باربرا ہے۔ وہ بزنس انسائیڈر کو بتاتی ہیں کہ میں 'ہائے بارب' کے نام سے ای میلز وصول کرنا پسند نہیں کرتا ہوں۔ 'عرفی نام استعمال کرنے میں بھی یہی بات ہے۔ مجھے باربی مت کہو! '
جب تک کہ اس شخص نے آپ کو یہ نہ بتایا ہو کہ وہ عرفی نام کو ترجیح دیتے ہیں ، تب تک اسے استعمال کرنے کے لئے خود پر مت بنو۔ آپ صرف دوستانہ یا غیر رسمی ہونے کی کوشش کر رہے ہیں ، لیکن یہ نامناسب ہے اور وصول کنندہ کی جلد کے نیچے آسکتا ہے۔
15. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ وصول کنندگان کے نام کو ہجے سے ہجے کر رہے ہیں
وہ کہتی ہیں ، 'اگر آپ سلام میں کسی کو ناراض کرتے ہیں تو ، وہ شخص اب مزید نہیں پڑھ سکتا ہے۔'
احترام کریں اور وصول کنندہ کا نام ہجے کریں۔ بہت سے لوگوں کی توہین کی جاتی ہے اگر ان کے نام کی غلط تحریر کی گئی ہے۔ شخص کے دستخطی بلاک میں صحیح املا کی جانچ کریں۔ آپ ان کا ای میل پتہ بھی چیک کرسکتے ہیں۔ اکثر ، لوگوں کے پہلے اور / یا آخری نام ان کے پتوں پر ہوتے ہیں۔ '
اگر آپ کسی ممکنہ موکل کو ای میل کر رہے ہیں تو ، وہ یہ فرض کر سکتے ہیں کہ آپ تفصیل پر بہت کم توجہ دیتے ہیں ، یا اپنا نام درست کرنے کے لئے بہت مصروف یا مشغول ہیں ، اور یہ وہ پیغام نہیں ہے جسے آپ بھیجنا چاہتے ہیں۔
16. ٹیبز کو اپنے لہجے پر رکھیں
جس طرح ترجمے میں لطیفے کھو جاتے ہیں ، لہجے میں آپ سیاق و سباق اور چہرے کے تاثرات سے حاصل ہونے والے سیاق و سباق کے بغیر غلط بیانی کرنا آسان ہے۔ اسی مناسبت سے ، اتنا ہی اچانک اچانک آنا آسان ہے جس کا آپ نے ارادہ کیا ہو۔ آپ کا مطلب 'سیدھے' تھا؛ وہ 'ناراض اور گھٹیا' پڑھتے ہیں۔
غلط فہمیوں سے بچنے کے لئے ، پیچٹر نے آپ کو مشورہ دیا ہے کہ آپ مقتول بھیجنے سے پہلے اپنے پیغام کو اونچی آواز میں پڑھیں۔ 'اگر یہ آپ کو سخت لگتی ہے تو ، یہ قارئین کو سخت لگے گی ،' وہ کہتی ہیں۔
بہترین نتائج کے ل une ، غیر واضح طور پر منفی الفاظ ('ناکامی ،' 'غلط ،' یا 'نظرانداز') استعمال کرنے سے گریز کریں ، اور ہمیشہ 'پلیز' اور 'آپ کا شکریہ' کہیں۔
17. کچھ بھی راز نہیں ہے - لہذا اسی کے مطابق لکھیں
پیچٹر کو متنبہ کیا: ہمیشہ سی آئی اے کے سابق ڈائریکٹر ڈیوڈ پیٹریاس کو بظاہر بھول جانے کی بات کو یاد رکھیں۔ ہر کوئی الیکٹرانک پیغام ایک پگڈنڈی چھوڑ دیتا ہے۔
وہ کہتے ہیں ، 'ایک بنیادی ہدایت نامہ یہ ہے کہ دوسروں کو وہی دیکھے گا جو آپ لکھتے ہیں ،' وہ کہتی ہیں ، 'لہذا ایسی کوئی بات مت لکھیں جسے آپ ہر ایک نہیں دیکھنا چاہتے ہیں۔' مزید آزادانہ تشریح: ایسی کوئی بات مت لکھیں جو آپ کے لئے نقصان دہ ہو یا دوسروں کے لئے تکلیف دہ ہو۔ بہر حال ، ای میل کو خطرناک حد تک آگے بڑھانا آسان ہے ، اور افسوس سے محفوظ رہنے سے بہتر ہے۔
یہ کہانی پہلے شائع ہوا بزنس اندرونی .
