اوسطا امریکی ملازم تقریبا about خرچ کرتا ہے ایک چوتھائی کے ذریعے کام کرنے والے کام کا کام کرنا سیکڑوں ای میلز ہم سب بھیجتے ہیں اور ہر روز وصول کرتے ہیں۔
لیکن اس حقیقت کے باوجود کہ ہم اپنے جوابی بٹنوں سے چپکے ہوئے ہیں ، کیریئر کے کوچ باربرا پیچٹر کا کہنا ہے کہ کافی پیشہ ور افراد ہیں اب بھی نہیں جانتے کہ ای میل کو مناسب طریقے سے کس طرح استعمال کیا جائے۔
درحقیقت ، ہر دن ہم جو پیغامات پڑھتے اور لکھتے ہیں اس کی سراسر حجم کی وجہ سے ، ہم شرمناک غلطیاں کرنے کا زیادہ خطرہ رکھتے ہیں - اور ان غلطیوں کے پیشہ ورانہ نتائج سنگین ہو سکتے ہیں۔
پیچچر نے اپنی کتاب میں جدید ای میل آداب کی بنیادی باتوں کا خاکہ پیش کیا ہے کاروباری آداب کے لوازم . ہم نے آپ کو جاننے کی ضرورت کے لئے انتہائی ضروری قواعد نکالے۔
ویوین جیانگ اور راچیل شوگر نے اس مضمون کے پہلے ورژن میں حصہ لیا۔
1. ایک واضح ، براہ راست مضمون کی لائن شامل کریں۔
اچھے موضوع کی لائن کی مثالوں میں شامل ہیں ، 'ملاقات کی تاریخ بدل گئی ،' 'آپ کی پیش کش کے بارے میں فوری سوال ،' یا 'تجویز کے لئے تجاویز'۔
پیچٹر کا کہنا ہے کہ 'لوگ اکثر فیصلہ کرتے ہیں کہ موضوع کی لکیر پر مبنی ای میل کھولنا ہے یا نہیں۔ 'ایک ایسا انتخاب کریں جس سے قارئین کو معلوم ہو کہ آپ ان کے خدشات یا کاروباری مسائل کو حل کر رہے ہیں۔'
2. ایک پیشہ ور ای میل ایڈریس کا استعمال کریں.
اگر آپ کسی کمپنی کے لئے کام کرتے ہیں تو آپ کو اپنی کمپنی کا ای میل پتہ استعمال کرنا چاہئے۔ لیکن اگر آپ ذاتی ای میل اکاؤنٹ کا استعمال کرتے ہیں - چاہے آپ خود ملازمت رکھتے ہو یا کام سے متعلقہ خط و کتابت کے لئے کبھی کبھار اسے استعمال کرنے کی طرح۔ - پتے کا کہنا ہے کہ۔
آپ کے پاس ہمیشہ ایک ای میل ایڈریس ہونا چاہئے جو آپ کا نام پہنچائے تاکہ وصول کنندہ کو بخوبی معلوم ہو کہ ای میل کون بھیج رہا ہے۔ کبھی بھی ای میل پتوں (شاید آپ کے گریڈ اسکول کے دنوں کی باقیات) کا استعمال نہ کریں جو کام کے مقام پر استعمال کے ل appropriate مناسب نہیں ہیں ، جیسے 'بیبی گرل @ ...' یا 'بیئر لیور @ ...' - اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کتنا پیار کرتے ہیں کولڈ مرکب.
'. 'سب کو جواب دیں' کو مارنے سے پہلے دو بار سوچئے۔
کوئی بھی 20 افراد کی ای میلز نہیں پڑھنا چاہتا ہے جس کا ان سے کوئی تعلق نہیں ہے۔ ای میلوں کو نظرانداز کرنا مشکل ہوسکتا ہے ، بہت سارے لوگوں کو اپنے اسمارٹ فونز پر نئے پیغامات کی اطلاعات ملنے یا اپنے کمپیوٹر اسکرینوں پر پاپ اپ پیغامات کی توجہ ہٹانے کے ساتھ۔ پیچٹر کا کہنا ہے کہ جب تک کہ آپ واقعی میں فہرست میں شامل ہر فرد کو ای میل موصول کرنے کی ضرورت نہیں سوچتے ، تب تک 'سب کو جواب دیں' کو نشانہ بنانے سے گریز کریں۔
4. ایک دستخط بلاک شامل کریں.
فراہم کریں آپ کا قاری آپ کے بارے میں کچھ معلومات کے ساتھ ، پیچٹر نے مشورہ دیا۔ 'عام طور پر ، اس میں آپ کا پورا نام ، ٹائٹل ، کمپنی کا نام ، اور آپ کے رابطے سے متعلق معلومات ، بشمول ایک فون نمبر درج ہوگا۔ آپ اپنے لئے تھوڑی سی تشہیر بھی شامل کرسکتے ہیں ، لیکن کسی بھی اقوال اور آرٹ ورک سے زیادہ آگے نہیں بڑھتے ہیں۔ '
وہ کہتے ہیں ، باقی ای میل کی طرح ایک ہی فونٹ ، ٹائپ سائز اور رنگ استعمال کریں۔
5. پیشہ ور سلامی کا استعمال کریں۔
'ارے تم لوگ' ، 'یو ،' یا 'ہائے لوگ' جیسے متعدد بول چال کے الفاظ استعمال نہ کریں۔
وہ کہتے ہیں ، 'ہماری تحریروں کی نرمی والی فطرت کسی ای میل میں سلام کو متاثر نہیں کرے گی۔ 'ارے بہت غیر رسمی سلام ہے اور عام طور پر اسے کام کی جگہ پر استعمال نہیں کرنا چاہئے۔ اور یو بھی ٹھیک نہیں ہے۔ ہیلو یا ہیلو استعمال کریں اس کے بجائے
وہ کسی کا نام مختصر کرنے کے خلاف بھی مشورے دیتی ہیں۔ کہیں ، 'ہائ مائیکل ،' جب تک کہ آپ کو یقین نہ ہو کہ وہ 'مائک' کہلانے کو ترجیح دیتے ہیں۔
6. صریحاla اشجاعی نکات کا استعمال کریں۔
پیچٹر کا کہنا ہے کہ اگر آپ کسی عجیب و غریب مقام کو استعمال کرنے کا انتخاب کرتے ہیں تو ، جوش و خروش کے اظہار کے لئے صرف ایک ہی استعمال کریں۔
'بعض اوقات لوگ ان سے دور ہوجاتے ہیں اور اپنے جملے کے اختتام پر متعدد عجیب و غریب نقاط ڈال دیتے ہیں۔ وہ لکھتی ہیں کہ نتیجہ بہت ہی جذباتی یا نادان ہوسکتا ہے۔ تحریری طور پر صریحا points نکات کو استعمال کرنا چاہئے۔
7. مزاح سے محتاط رہیں۔
ہنسی مذاق لہجے اور چہرے کے تاثرات کے بغیر آسانی سے ترجمہ میں کھو جاتا ہے۔ پیشہ ورانہ تبادلے میں ، ای میلز سے ہنسی مذاق چھوڑنا بہتر ہے جب تک کہ آپ وصول کنندہ کو اچھی طرح سے نہ جان لیں۔ نیز ، کوئی ایسی چیز جس کے بارے میں آپ کو مضحکہ خیز لگتا ہے وہ کسی اور کے لئے مضحکہ خیز نہیں ہوسکتی ہے۔
پیچٹر کہتے ہیں: 'جب کچھ بولا جاتا ہے تو کچھ مضحکہ خیز سمجھا جاتا ہے جب لکھا جاتا ہے تو بہت مختلف انداز میں آسکتے ہیں۔ جب شک ہو تو اسے چھوڑ دو۔ '
8. جانتے ہو کہ مختلف ثقافتوں سے تعلق رکھنے والے افراد مختلف طرح سے بولتے اور لکھتے ہیں۔
غلط استعمال کرنے کی وجہ سے آسانی سے واقع ہوسکتا ہے ثقافتی اختلافات ، خاص طور پر تحریری شکل میں جب ہم ایک دوسرے کی باڈی لینگویج نہیں دیکھ سکتے ہیں۔ اپنے پیغام کو وصول کنندگان کے ثقافتی پس منظر یا اس سے کتنا اچھی طرح جانتے ہو۔
پیچٹر کا کہنا ہے کہ ذہن میں رکھنے کا ایک اچھا قاعدہ یہ ہے کہ اعلی سیاق و سباق (جاپانی ، عرب ، یا چینی) آپ کے ساتھ کاروبار کرنے سے پہلے آپ سے واقف ہونا چاہتے ہیں۔ لہذا ، ان ممالک سے تعلق رکھنے والے کاروباری ساتھیوں کے لئے ان کی تحریروں میں زیادہ ذاتی رہنا عام ہوسکتا ہے۔ دوسری طرف ، کم سیاق و سباق کے لوگ (جرمن ، امریکی ، یا اسکینڈینیوائی) بہت تیزی سے اس مقام پر پہنچنے کو ترجیح دیتے ہیں۔
9. اپنی ای میلز کو جواب دیں - چاہے ای میل آپ کے لئے نہیں تھا۔
پیچٹر کا کہنا ہے کہ آپ کو کبھی بھیجیے گئے ہر ای میل پیغام کا جواب دینا مشکل ہے ، لیکن آپ کو کوشش کرنی چاہئے۔ اس میں شامل ہے جب غلطی سے آپ کو ای میل بھیجا گیا تھا ، خاص طور پر اگر مرسل جواب کی امید کر رہا ہو۔ جواب ضروری نہیں ہے لیکن اچھے ای میل کے آداب کی طرح کام کرتا ہے ، خاص طور پر اگر یہ شخص آپ کی طرح اسی کمپنی یا صنعت میں کام کرتا ہے۔
یہاں ایک مثال کا جواب ہے: 'مجھے معلوم ہے کہ آپ بہت مصروف ہیں ، لیکن مجھے نہیں لگتا کہ آپ نے یہ ای میل مجھے بھیجنا ہے۔ اور میں آپ کو بتانا چاہتا تھا تاکہ آپ اسے صحیح شخص کے پاس بھیج سکیں۔ '
10. ہر پیغام کی تصدیق کریں۔
آپ کی غلطیوں کو آپ کے ای میل کے وصول کنندگان کا دھیان نہیں رکھا جائے گا۔ 'اور ، وصول کنندہ کے لحاظ سے ، آپ کو ان کو بنانے کے بارے میں فیصلہ کیا جاسکتا ہے ،' پیچچر کا کہنا ہے۔
ہجے چیکرس پر بھروسہ نہ کریں۔ اپنے ای میل کو بھیجنے سے پہلے کچھ اوقات بلند آواز میں پڑھیں اور اسے دوبارہ پڑھیں۔
پیچچر کا کہنا ہے کہ 'ایک سپروائزر نے لکھنے کا ارادہ کیا ،' تکلیف کے لئے معذرت۔ ' 'لیکن اس نے اپنی ہجے کی جانچ پڑتال پر بھروسہ کیا اور لکھا ،' بے ضابطگی کے لئے معذرت ہے۔ '
11. آخری ای میل ایڈریس شامل کریں.
پیچٹر کا کہنا ہے کہ 'آپ اپنے پیغام کو لکھنے اور اس کی تصدیق کرنے سے پہلے غلطی سے کوئی ای میل نہیں بھیجنا چاہتے۔ 'یہاں تک کہ جب آپ کسی پیغام کا جواب دے رہے ہو ، تو یہ بہتر احتیاط ہے کہ وصول کنندہ کا پتہ مٹا دیں اور اسے داخل کریں تب ہی جب آپ کو یقین ہو کہ پیغام بھیجنے کے لئے تیار ہے۔'
12. ڈبل چیک کریں کہ آپ نے درست وصول کنندہ کا انتخاب کیا ہے۔
پیچٹر کا کہنا ہے کہ ای میل کی 'ٹو' لائن پر اپنی ایڈریس بک سے نام ٹائپ کرتے وقت محتاط توجہ دیں۔ 'غلط نام کا انتخاب کرنا آسان ہے ، جو آپ اور غلطی سے ای میل موصول کرنے والے شخص کے لئے شرمناک ہوسکتا ہے۔'
13. اپنے فونٹس کو کلاسیکی رکھیں۔
جامنی کامک سانس میں ایک وقت اور جگہ ہے (ہوسکتا ہے؟)۔ لیکن کاروباری خط و کتابت کے ل your ، اپنے فونٹ ، رنگ اور سائز کو کلاسیکی رکھیں۔
بنیادی اصول: آپ کے ای میلز کو دوسرے لوگوں کے ل read پڑھنا آسان ہونا چاہئے۔
'عام طور پر ، بہتر ہے کہ 10- یا 12 نکاتی قسم اور پڑھنے میں آسانی سے فونٹ جیسے ایریل ، کیلبری ، یا ٹائمز نیو رومن ، استعمال کریں۔' رنگ کے لئے ، سیاہ سب سے محفوظ انتخاب ہے۔
14. اپنے لہجے پر ٹیب رکھیں۔
جس طرح ترجمے میں لطیفے کھو جاتے ہیں ، لہجے میں آپ سیاق و سباق اور چہرے کے تاثرات سے حاصل ہونے والے سیاق و سباق کے بغیر غلط بیانی کرنا آسان ہے۔ اس کے مطابق ، زیادہ اچانک اچانک آنا آسان ہے جس کا آپ نے ارادہ کیا ہو: آپ کا مطلب 'سیدھے سیدھے' تھا ، انہوں نے 'ناراض اور گھونگھٹ' پڑھا۔
غلط فہمیوں سے بچنے کے لئے ، پیچٹر نے آپ کو مشورہ دیا ہے کہ آپ مقتول بھیجنے سے پہلے اپنے پیغام کو اونچی آواز میں پڑھیں۔ 'اگر یہ آپ کو سخت لگتی ہے تو ، یہ قارئین کو سخت لگے گی ،' وہ کہتی ہیں۔
بہترین نتائج کے ل une ، غیر واضح طور پر منفی الفاظ ('ناکامی ،' 'غلط ،' 'نظرانداز') استعمال کرنے سے گریز کریں ، اور ہمیشہ 'پلیز' اور 'آپ کا شکریہ' کہیں۔
15. کچھ بھی راز نہیں ہے - لہذا اسی کے مطابق لکھیں۔
ہمیشہ یاد رکھیں جو سی آئی اے کے سابق چیف جنرل ڈیوڈ پیٹریاس بظاہر بھول گئے تھے ، نے پیٹر کو متنبہ کیا: ہر کوئی الیکٹرانک پیغام ایک پگڈنڈی چھوڑ دیتا ہے۔
وہ کہتے ہیں ، 'ایک بنیادی ہدایت نامہ یہ ہے کہ دوسروں کو وہی دیکھے گا جو آپ لکھتے ہیں ،' وہ کہتی ہیں ، 'لہذا ایسی کوئی بات مت لکھیں جسے آپ ہر ایک نہیں دیکھنا چاہتے ہیں۔' مزید آزادانہ تشریح: ایسی کوئی بات مت لکھیں جو آپ کے لئے نقصان دہ ہو یا دوسروں کے لئے تکلیف دہ ہو۔ بہر حال ، ای میل کو خطرناک حد تک آگے بڑھانا آسان ہے ، اور افسوس سے محفوظ رہنے سے بہتر ہے۔
یہ کہانی پہلے شائع ہوا بزنس اندرونی .
